POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (la “Política”) regula el tratamiento, recolección, almacenamiento, uso, circulacion y supresion de datos personales que realiza CONSULTIG S.A.S. (“CONSULTIG”), de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, por medio de los cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
- Información del responsable del Tratamiento de la información personal
- La empresa responsable del tratamiento de los datos personales es:
- Razón social: CONSULTIG S.A.S. NIT: 900.876.489-1
- Domicilio: Barranquilla, Colombia..
- Dirección: CL 77 B No. 57 – 103 Piso 10 Ofc Regus Edf. Green Tower
- Email: admon@consultig.com.co. Teléfono: +57-3017604755 2.
2.Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y su finalidad
Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo a la naturaleza de los datos y de las finalidades establecidas en esta Política.
CONSULTIG, la empresa responsable del tratamiento de los datos personales, podrá delegar el tratamiento en uno o varios terceros (encargados del tratamiento).
2.1. Tratamiento de datos personales de naturaleza pública y privada.
CONSULTIG accede a datos de sus clientes y colaboradores tales como sus nombres, número de cédula, correos electrónicos, teléfonos fijos y celulares, entre otros. Estos datos son recolectados con las siguientes finalidades:
Finalidades para el tratamiento de datos de trabajadores:
- Suscribir el contrato laboral conforme a los parámetros de la legislación laboral colombiana.
- Dar cumplimiento a las obligaciones laborales del Empleador, establecidas en la legislación laboral, el contrato de trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo, tales como: afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral y pago de aportes, afiliación a la Caja de Compensación y pago de aportes, pago a la DIAN de las sumas retenidas, emitir certificados de ingresos y retenciones y certificados laborales, y suministrar información a una entidad o autoridad nacional que requiera datos personales, conforme con la normas vigentes.
- Tratamiento de datos sensibles
- Realizar los pagos necesarios en la cuenta bancaria que señale el Trabajador o entidades expresamente indicadas por el Trabajador.
- Contratar seguros de vida y/o gastos médicos o para el otorgamiento de cualquier otra prestación que derive de la relación laboral con el Empleador, de ser el caso.
- Notificar a familiares en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasion del desarrollo del mismo.
- Mantener la seguridad y salud de los trabajadores en el lugar de trabajo, de conformidad con las normas aplicables al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (en adelante “SG-SST”) y conservar los documentos indicados en el artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015.
- Informar instrucciones en ocasión al contrato de trabajo.
- Evaluar el desempeño laboral del Trabajador.
- Recolectar información y evidencia con el fin de realizar procesos disciplinarios laborales, de ser el caso.
- Almacenar los datos personales en el sistema informático interno del Empleador.
- Circular y consultar los datos entre las personas especificadas en esta sección, exclusivamente para los fines aquí previstos.
- Usar la información para procedimientos y documentos relacionados a la relación laboral del Trabajador con el Empleador.
- Enviar información sobre productos y servicios ofrecidos por el Empleador a sus Trabajadores.
- Verificación y archivo de antecedentes de candidatos a empleados (proceso de selección).
- Permitir el archivo físico de la información en las instalaciones de terceros que proveen estos servicios.
- La información recolectada podrá ser transmitida a países extranjeros para su procesamiento y archivo.
Finalidades para el tratamiento de datos de proveedores:
- Organización del registro de información de proveedores para el envío de órdenes de compra.
- Verificación de antecedentes.
- Tratamiento de datos sensibles
- Investigación, verificación y validación de la información suministrada por los proveedores, con cualquier información de la que CONSULTIG legítimamente disponga y listas internacionales sobre comision de delitos y lavado de activos.
- Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores y contratistas con CONSULTIG. Procedimiento de pagos por los servicios a prestar.
- Elaboración de reportes sobre desempeño y cumplimiento por parte de los proveedores.
- La información recolectada podrá ser transmitida a países extranjeros para su procesamiento y archivo.
Finalidades para el tratamiento de datos de accionistas y directivos:
- Verificación de antecedentes.
- Comunicación sobre reuniones de la Asamblea y temas a tratar. Envío de información relacionado con las actividades que organiza CONSULTIG.
- Realizar reportes a los entes de control y/o autoridades en Colombia y en los países donde se encuentre la matriz o controlante directa o indirecta de CONSULTIG.
- Realizar trámites exigidos por los entes de control y/o autoridades.
- Para atender solicitudes que realicen terceros a CONSULTIG Y que tengan obligación de hacer control de lavado de activos y financiación de terrorismo.
- En los casos que aplique para el pago de honorarios.
- Cumplir con obligaciones ante las autoridades que ejercen control, supervisión, o jurisdicción o por obligaciones adquiridas por CONSULTIG en virtud de contratos.
- La información recolectada podrá ser transmitida a países extranjeros para su procesamiento y archivo.
Finalidades para el tratamiento de datos de Visitantes
- Estos datos corresponden a los visitantes que ingresan a las sedes de CONSULTIG. Los visitantes podrán proveer la siguiente información personal: Nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad, nombre, documento y dependencia del empleado a quien visita, fecha y hora de entrada, fecha y hora de salida y número de tarjeta de ingreso entregada.
- La mencionada información tiene por finalidad administrar el ingreso de personal externo a las instalaciones de la compañía, con el objeto de controlar la seguridad dentro de la misma.
Finalidades para el tratamiento de datos de clientes y clientes potenciales:
- Cumplimiento de obligaciones contractuales
- Cumplimiento de las actividades tendientes al correcto funcionamiento del Software NAVA
- Procesar y asegurar el cumplimiento y entrega de los productos y/o servicios adquiridos por los clientes de CONSULTIG, así como elaborar la facturación y cobro correspondiente.
- Envío de la información suministrada por parte de sus contratistas y proveedores para consulta, revisión y/o aprobación.
- Envío de publicidad sobre productos y servicios de CONSULTIG.
- Envío de informes y notificaciones del cumplimiento de las obligaciones de los contratistas y/o proveedores
- Ofrecimiento de productos de las distintas líneas comerciales de CONSULTIG.
- Comunicación descuentos, promociones y nuevos lanzamientos de productos o servicios.
- Realización de análisis y perfilamientos de los clientes que permita definir los productos que se acomodan a sus gustos y preferencias de compra.
- Comunicación sobre la realización de actividades y eventos organizados por CONSULTIG.
- Desarrollo de investigaciones de mercado y hábitos de consumo, análisis estadísticos y reportes de comportamiento de clientes.
- Diseño y ofrecimiento de programas de lealtad y beneficio para los clientes.
- Envío de encuestas de satisfacción o cualquier otro mecanismo para evaluar la calidad de los productos y servicios prestados por CONSULTIG.
- Verificación de antecedentes antes y después de adquirir productos o servicios de CONSULTIG.
- Procesamiento y archivo de información de empleados proveída por el cliente, bajo el entendido de que dichos datos personales fueron previamente autorizados por el titular. Vender u ofrecer los propios productos y servicios
- Enviar comunicaciones electrónicas a otros individuos o entidades
- Procesar y almacenar Datos Personales a través del Servicio en la nube.
- La información recolectada podrá ser transmitida a países extranjeros para su procesamiento y archivo.
Finalidades para el tratamiento de datos de proveedores, contratistas y visitantes de clientes o subclientes (clientes de los clientes de CONSULTIG).
- Cumplimiento de obligaciones contractuales
- Cumplimiento de las actividades tendientes al correcto funcionamiento del Software NAVA
- En caso que aplique, procesar y asegurar el cumplimiento y entrega de los productos y/o servicios adquiridos por los clientes de CONSULTIG.
- Envío de la información suministrada para consulta, revisión y/o aprobación por parte de Clientes o Subclientes.
- Envío de publicidad sobre productos y servicios de CONSULTIG
- Elaboración de informes del cumplimiento de las obligaciones de los contratistas, proveedores y/o visitantes.
- Realización de análisis y perfilamientos que permita definir los productos que se acomodan a sus gustos y preferencias de compra.
- Comunicación sobre la realización de actividades y eventos organizados por CONSULTIG.
- Envío de encuestas de satisfacción o cualquier otro mecanismo para evaluar la calidad de los productos y servicios prestados por CONSULTIG.
- Procesamiento, verificación y archivo de información de terceros suministrada a CONSULTIG por parte de proveedores. contratistas y visitantes de clientes y subclientes, bajo el entendido de que dichos datos personales fueron previamente autorizados por el titular.
- Enviar comunicaciones electrónicas a otros individuos o entidades
- Procesar y almacenar Datos Personales a través del Servicio en la nube.
- La información recolectada podrá ser transmitida a países extranjeros para su procesamiento y archivo.
Parágrafo aplicable al punto 2: Todos los datos personales y/o sensibles que sean proveídos por los proveedores, contratistas, clientes y subclientes a CONSULTIG, se entenderá que cuentan con las correspondientes autorizaciones previas por parte del titular para el tratamiento de los datos personales y sensibles.
2.2. Tratamiento de datos sensibles:
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. CONSULTIG podrá acceder y hacer uso de datos sensibles, tales como videos y fotografías de sus trabajadores, proveedores. contratistas y de terceros proveídos por los clientes y subclientes, bajo el entendido de que dichos datos sensibles fueron previamente autorizados por el titular. Así mismo, CONSULTIG obtiene información sobre el estado de salud de sus empleados en cumplimiento de obligaciones legales sobre Seguridad y Salud en el Trabajo. Para estos efectos, CONSULTIG dará aplicación a las disposiciones legales sobre tratamiento de datos sensibles, incluyendo las siguientes:
Obtener autorización explícita del Titular para el tratamiento. informando el carácter facultativo de la misma y los datos que se consideran sensibles. Esta autorización será implementada en toda recolección de datos sensibles, salvo en los siguientes casos en los que no se requiere autorización por disposición legal:
- El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
- El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
3.El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
En los casos en que CONSULTIG tenga acceso a datos sensibles. el tratamiento de los mismos se realizará con las siguientes finalidades:
Datos relativos al estado de salud de candidatos y trabajadores y terceros para los siguientes fines:
- Verificar si la persona cumple con los requisitos físicos necesarios para desempeñar el cargo para el cual está aplicando o fue contratado.
- Verificar si el tercero cumple con los estándares establecidos por el cliente o subcliente.
- Contar con la información necesaria para atender cualquier emergencia médica que se presente durante la prestación de servicios en las instalaciones de CONSULTIG.
- Cumplir con las normas de seguridad y salud en el trabajo e implementar el SG-SST. y cualquier otro programa, sistema y/o plan que busque proteger la salud del trabajador y las personas en el lugar de trabajo.
Datos relativos al estado de salud de terceros para los siguientes fines:
- Verificar si el tercero cumple con los estándares establecidos por el cliente o subcliente.
- Almacenar y procesar la información relativa al estado de salud de terceros, para consulta y revisión por parte de clientes o subclientes.
- Contar con la información necesaria para atender cualquier emergencia médica que se presente durante la prestación de servicios en las instalaciones del cliente o subcliente.
2.3 Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes:
CONSULTIG podrá tratar datos de los hijos de candidatos o trabajadores que sean menores de 18 años. Esta información es recolectada con la autorización de los padres o de las personas facultadas legalmente para ello, bajo los requisitos señalados en la regulación de protección de datos. Por esta razón, las finalidades que tiene la recolección de estos datos son:
- Identificación de los hijos de un candidato en las visitas y entrevistas que se realicen en el domicilio del candidato.
- Cumplimiento de las obligaciones legales que se deriven de la relación laboral, tales como, realizar todos los trámites necesarios para la inscripción de beneficiarios, ante las autoridades, tales como, ante el Sistema de Seguridad Social, o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable. Comunicar a los empleados las actividades de bienestar que CONSULTIG ha organizado para sus hijos.
- Comunicar a los trabajadores el nacimiento de los hijos de funcionarios de CONSULTIC.
- Transferencias y Transmisiones de datos personales:
CONSULTIG realiza transmisiones de datos personales al exterior, debido a que varios prestadores de servicios contratados por CONSULTIG se encuentran fuera del país. CONSULTIG ha implementado las autorizaciones y contratos de transmisión necesarios para dicho fin.
- Derechos que le asisten como Titular de los datos
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25), el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CONSULTIC, en su calidad de Responsable del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a CONSULTIG. en su calidad de Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptué como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el articulo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen. complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 2.2.2.25.2.7 del Decreto 1074 de 2015.
- Ser informado por CONSULTIG previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales:
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012. una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante CONSULTIĞ
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
- Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos
El Área COMERCIAL de CONSULTIG, será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de la información personal.
- Procedimiento para ejercer los derechos del Titular de los datos
6.1. Procedimiento para acceso y de consulta
El Titular de los datos, o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos en posesión de CONSULTIC, para lo cual deberán comunicar la correspondiente petición al correo electrónico admon@consultig.com.co También será posible formular estas peticiones por escrito, y radicarla de lunes a viernes en horario 8:30 AM – 12:00 M y 2:00 PM a 6:00 PM, en la CL 77 B No. 57-103 Piso 10 Ofc Regus Edf. Green Tower, de la ciudad de Barranquilla.
Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6.2. Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamos
El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las bases de datos de CONSULTIG debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante CONSULTIG, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012:
- a) El reclamo se formulará mediante solicitud que puede ser enviada al correo admon@consultig.com.co o radicando una comunicación por escrito de lunes a viernes en horario 8:30 AM -12:00 My 2:00 PM a 6:00 PM, en la CL 77 B No. 57-103 Piso 10 Ofc Regus Edf. Green Tower, de la ciudad de Barranquilla. b) Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
La solicitud debe contener la siguiente información:
(i) La identificación del Titular.
(ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
(iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.
(iv) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
(v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo. (vi) Los documentos que se quiera hacer valer.
(vii) Firma y número de identificación.
- d) Si el reclamo resulta incompleto, CONSULTIG requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la informacion requerida, se entendera que ha desistido del reclamo.
- e) Si el Área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
- f) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite y el motivo del mismo, en un termino no mayor a dos (2) diás habiles. Dicha leyenda debera mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. g) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningun caso podra superar los ocho (8) dias habiles siguientes al vencimiento del primer termino.
6.3. Supresión de Datos
El Titular tiene el derecho a solicitar a CONSULTIG la supresión (eliminación) de sus datos personales y en especial cuando: a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
- b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
- c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por CONSULTIG.
Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
(i) La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
(ii) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
(iii) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
6.4. Revocatoria de la Autorización.
El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.
- Seguridad de la información
En desarrollo del principio de seguridad. CONSULTIG ha adoptado medidas técnicas, administradas y humanas razonables para proteger la información de los titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta. Uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Vigencia de la política
CONSULTIG cuenta con una política de tratamiento desde mayo 2022 y esta vigente de manera indefinida o hasta el limite máximo que establezca la ley. Cualquier cambio sustancial en esta política será dado a conocer mediante un anuncio de la página web https://ww.navapro.com.co.
El término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía, salvo aquellos casos en los que la ley disponga un término distinto.
Una solución de:
