Sectores · Industria y Manufactura
Control de contratistas en plantas industriales y manufactura
Al técnico que viene cada mes a la misma máquina es al que menos se le revisan los papeles, porque se le conoce. NAVA verifica su documentación en cada ingreso sin que nadie tenga que pedírsela, y vence su inducción cuando corresponde.
Los requisitos se configuran por tipo de actividad: el sistema resuelve qué se le exige a cada persona según el trabajo que va a ejecutar, no según un listado general igual para todos.
Momento crítico en industria y manufactura
El ingreso rutinario del proveedor de siempre
- Quiénes ingresan
- Proveedores de mantenimiento, servicios técnicos, contratistas de parada
- Elementos bajo control
- Personas · vehículos · maquinaria
- Respuesta en portería
- Apto para ingreso: sí o no, según la zona
Contexto
El proveedor que entra hace cinco años y nadie vuelve a revisar
Una planta industrial no recibe multitudes: recibe a los mismos. El técnico de refrigeración viene cada mes, el de calderas cada trimestre, el eléctrico cuando hay intervención programada. A todos se les conoce por el nombre.
Ese es el punto donde el control se relaja. A quien se conoce se le deja entrar sin pedirle nada, aunque su examen médico se haya vencido o la inducción la haya hecho hace tres años.
En NAVA la verificación deja de depender de que alguien la pida: los requisitos se asignan por zona y especialidad, las vigencias se calculan solas y la portería consulta sin fricción.
El problema
Qué complica el control de contratistas en una planta
Situaciones que su equipo reconoce, con lo que ocurre hoy cuando el control depende de una hoja de cálculo y de la memoria de quien está en la puerta.
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La familiaridad reemplaza al control
Al proveedor recurrente se le deja entrar porque se le conoce, y quien está en la puerta no tiene cómo saber si su documentación sigue vigente.
Es el punto donde más se relaja la verificación y el que peor se ve cuando hay que reconstruir lo que pasó.
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Muchos proveedores especializados, cada uno con lo suyo
El de refrigeración, el de calderas, el eléctrico, el de instrumentación. Cada especialidad exige certificaciones técnicas distintas.
Una lista única de documentos no alcanza, y termina exigiendo lo mismo a quien suelda y a quien entrega insumos.
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Zonas con requisitos distintos dentro de la misma planta
Entrar a bodega no es entrar a la zona de proceso, y la intervención en altura sobre una línea no exige lo mismo que una revisión en el patio.
El requisito termina dependiendo del criterio de quien autoriza, no de la zona ni de la actividad.
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Inducciones que se hicieron una sola vez
El contratista recurrente presentó la inducción de planta hace tres años, cuando entró por primera vez. Desde entonces la planta cambió, y él no volvió a verla.
Si nada la vence, nadie sabe si sigue vigente, y en la práctica se asume que sí.
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Los equipos y herramientas del proveedor
El proveedor llega con sus propias herramientas y equipos, que tienen certificados de inspección con su propia vigencia.
El técnico puede estar habilitado y el equipo con el que va a trabajar no, y nadie lo verifica en la puerta.
Matriz de requisitos documentales
Los documentos que su operación exige
La matriz traduce el procedimiento de su empresa en reglas que el sistema aplica: a qué elemento se le exige cada documento, bajo qué actividad, con qué vigencia, quién lo aprueba y qué se bloquea cuando vence.
- Ingreso La persona o el vehículo no entra mientras el documento esté vencido o rechazado.
- Uso El equipo o la maquinaria queda inhabilitado para operar.
- Contrato Afecta la continuidad de la relación con la empresa contratista.
| Documento | Aplica a | Bloquea | Nota operativa |
|---|---|---|---|
| Afiliación vigente a ARL, con clase de riesgo | Personas | Ingreso | Debe corresponder a la actividad que ejecuta dentro de la planta |
| Afiliación vigente a EPS y fondo de pensiones | Personas | Ingreso | |
| Examen médico ocupacional vigente | Personas | Ingreso | |
| Certificaciones técnicas por especialidad | Personas | Ingreso | Eléctrica, refrigeración, soldadura, espacios confinados |
| Certificado de trabajo en alturas | Personas | Ingreso | Intervenciones a más de dos metros sobre el nivel del piso |
| Certificado de inspección de equipos y herramientas | Maquinaria | Uso | El equipo del proveedor tiene su propia vigencia |
| SOAT y revisión técnico-mecánica | Vehículos | Uso | |
| Póliza de responsabilidad civil | Empresa | Contrato | |
| Inducción de planta, con vigencia | Personas | Ingreso | La frecuencia de vencimiento es lo que obliga a renovarla |
Cada requisito se configura una vez con su vigencia, su responsable de aprobación y sus criterios de revisión. El ingreso forzado queda disponible como excepción, con responsable y justificación.
Cómo se opera
Quién hace qué, de la vinculación a la portería
Su equipo administra la relación, el tercero carga su información y NAVA aplica las reglas durante todo el ciclo. Estas son las cinco etapas en industria y manufactura.
- 01
Su equipo
Vinculación del proveedor
La empresa se asocia a las actividades donde interviene. La actividad asignada es la que define qué documentos se le exigen a su personal y a sus equipos.
- 02
NAVA
Asignación de requisitos
La matriz aplica lo que exige esa zona y esa especialidad, no un listado general. Es lo que evita pedirle certificado de alturas a quien nunca sube y no pedírselo a quien sí.
- 03
El proveedor
Carga documental
Sube los archivos de su personal y de sus equipos desde su propio portal y ve el estado de cada uno. Su equipo deja de recibir documentación suelta por correo.
- 04
Su equipo o el back office de NAVA
Validación e inducción
El revisor aprueba con criterios, rechaza con observación o deja pendiente. La persona presenta la inducción de planta con su video y su evaluación, y obtiene el certificado con la vigencia configurada.
- 05
Portería
Ingreso rutinario
En la puerta se consulta por identificación, placa, serial o código QR. El proveedor de siempre entra igual de rápido, con la diferencia de que ahora el sistema verificó.
Escenario
El proveedor de siempre
El técnico de refrigeración llega un martes, como cada mes. La portería consulta su número de identificación y la respuesta es no apto para ingreso: la inducción de planta se venció hace tres semanas.
Sus afiliaciones están al día y su certificación eléctrica vigente hasta 2027. Lo único vencido es lo que nadie estaba mirando, y es justo lo que la planta configuró como restrictivo. La persona presenta la inducción desde su celular, aprueba la evaluación y queda habilitada, sin llamar a nadie.
- Empresa
- Servicios técnicos de refrigeración
- Afiliaciones
- ARL, EPS y pensión vigentes
- Certificación eléctrica
- Vigente hasta marzo de 2027
- Centro de trabajo
- Zona de proceso
Resultados
Qué cambia cuando la verificación deja de depender de quien está en la puerta
Cuatro cambios concretos en la operación de industria y manufactura. Cada uno se ve en detalle en la página de la solución que lo ejecuta.
-
Al proveedor conocido se le verifica sin fricción
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La inducción se renueva sola
-
Cada actividad exige lo suyo
-
El equipo del proveedor se controla aparte
La plataforma
Qué soluciones intervienen en este sector
NAVA son tres soluciones sobre la misma plataforma. Este es el papel de cada una en una operación como la suya.
Matriz de requisitos documentales por actividad y por especialidad, inducción de planta con vigencia, control de equipos del proveedor y consulta de ingreso.
Ver NAVA 360 →
Capacitación por WhatsApp del personal propio de planta, con cápsulas de dos minutos, evaluación en el chat y certificado en PDF.
Ver NAVA Skills →
Auditores, clientes y visitas comerciales: autorregistro por enlace o código QR, preaprobación del anfitrión e inducción de visitantes.
Ver NAVA ID →Los tres comparten plataforma y base de datos y se contratan por separado. En planta, la inducción con vigencia de NAVA 360 suele ser el primer motivo de compra.
Marco normativo
Normativa aplicable y cómo se traduce en documentos
NAVA no interpreta la norma: administra los documentos con los que su planta demuestra haberla cumplido, con responsable y fecha en cada decisión.
| Marco | Qué exige | Cómo aparece en la matriz de requisitos documentales |
|---|---|---|
| Decreto 1072 de 2015 | Obligaciones del SG-SST del contratante frente a los terceros que ingresan a su operación | Afiliaciones a ARL, EPS y pensión, exámenes médicos e inducción de planta |
| Resolución 0312 de 2019 | Estándares mínimos del SG-SST según tamaño y clase de riesgo | Requisitos diferenciados por tipo de actividad |
| Resolución 4272 de 2021 | Requisitos mínimos de seguridad para trabajo en alturas, a más de dos metros sobre el nivel del piso | Certificado de trabajo en alturas como documento restrictivo de ingreso |
| Requisitos de la ARL por clase de riesgo industrial | Exigencias asociadas a la actividad económica y a su clase de riesgo | Se configuran como requisitos propios, con su vigencia y su aprobador |
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre el control de terceros en Industria y Manufactura
Nuestros contratistas de mantenimiento son siempre los mismos. ¿Vale la pena?
Es donde más aporta. Al proveedor conocido se le deja entrar sin revisar, y su documentación se vence igual que la de cualquier otro. La portería consulta y el sistema responde, sin que nadie tenga que pedirle papeles a alguien que viene hace cinco años.
¿Se puede exigir algo distinto según el trabajo que la persona va a ejecutar?
Sí. Los requisitos se configuran por tipo de actividad: quien va a hacer un trabajo en caliente y quien va a hacer una entrega en bodega no tienen por qué presentar lo mismo, y el sistema resuelve cuál aplica. Lo que no cambia los requisitos es la zona ni el centro de trabajo.
¿La inducción se puede vencer sola?
Sí. Se configura con vigencia y con carácter restrictivo: cuando se vence, la persona deja de estar apta hasta presentarla otra vez y aprobar la evaluación.
¿Qué pasa con las herramientas y equipos que trae el proveedor?
Son elementos con su propia matriz de requisitos documentales. Su certificado de inspección tiene su propia vigencia y, al vencerse, el equipo queda inhabilitado para operar aunque la persona esté apta.
¿Podemos exigir certificaciones distintas por especialidad?
Sí. Los requisitos se asignan por actividad, de modo que al técnico eléctrico se le exige lo suyo y al de refrigeración lo suyo, aunque pertenezcan a la misma empresa.
¿Quién revisa los documentos?
En el plan Basic los revisa el equipo de su empresa. En el plan Plus los revisa el back office de NAVA en máximo 24 horas, con los criterios que su empresa configuró. Ver planes y precios.
¿Hay que configurar NAVA distinto para cada sector?
La matriz de requisitos documentales se configura con los requisitos de su empresa, y esos requisitos cambian de un sector a otro. El sistema es el mismo: lo que se parametriza son los documentos, las vigencias, los aprobadores y qué documento bloquea qué.
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