Apto para ingreso
- Licencia de conducción Vigente hasta 14 mar. 2028
- ARL, EPS y pensión Vigentes
- Examen médico Vence en 21 días
Sectores · Logística y Transporte
Control documental de conductores, vehículos y maquinaria
El conductor tiene su ARL y su licencia; el vehículo tiene su SOAT y su revisión técnico-mecánica. Son dos documentaciones que vencen en fechas distintas y las dos tienen que estar vigentes para que ese viaje pueda ocurrir.
En NAVA el vehículo es un elemento de control con requisitos documentales propios. Si el SOAT está vencido, el vehículo queda inhabilitado para operar aunque el conductor esté al día, y la portería lo ve al consultar la placa.
Momento crítico en logística y transporte
La puerta, con el camión esperando
- Quiénes ingresan
- Conductores de terceros, transportadores independientes, operadores de equipo
- Elementos bajo control
- Personas · vehículos · maquinaria, cada uno con requisitos documentales específicos
- Respuesta en portería
- Apto para ingreso y equipo habilitado: sí o no
Contexto
Dos documentaciones distintas para un mismo ingreso
Un centro de distribución o una operación de transporte reciben todos los días vehículos de terceros. Detrás de cada ingreso hay dos documentaciones que no tienen relación entre sí: la del conductor y la del vehículo.
Las dos vencen por su cuenta y la combinación cambia todos los días. El mismo conductor puede venir en otro vehículo, y el mismo vehículo con otro conductor.
En NAVA los dos son elementos con matrices separadas. En la puerta se consulta por identificación o por placa y el sistema responde por ambos.
El problema
Qué complica el control de terceros en una operación de transporte
Situaciones que su equipo reconoce, con lo que ocurre hoy cuando el control depende de una hoja de cálculo y de la memoria de quien está en la puerta.
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Dos documentaciones que vencen por separado
La del conductor y la del vehículo son independientes: una se renueva en marzo y la otra en agosto, y ninguna avisa por la otra.
Normalmente se revisa una sola, y basta que la otra esté vencida para que ese ingreso no debiera ocurrir.
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La combinación cambia todos los días
El transportador manda hoy el tractocamión con un conductor y mañana con otro; el conductor de ayer llega hoy en otro vehículo.
Un control atado a la persona no dice nada del vehículo que está entrando, y un listado de placas no dice nada de quién viene manejando.
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El ingreso ocurre en la puerta, con el camión esperando
Nadie revisa carpetas con un tractocamión detenido en la báscula y otros dos detrás. La verificación tiene que caber en el tiempo que dura una consulta.
Si el control no responde en segundos, se salta, y se deja entrar para no frenar el despacho.
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Muchos transportadores pequeños
Empresas de uno o dos vehículos, sin área administrativa: la documentación la maneja el mismo que conduce.
La carga de recolectar y actualizar papeles recae en su equipo, que termina persiguiendo a quien está en ruta.
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La maquinaria de manipulación
Montacargas, grúas y equipos de izaje contratados tienen certificados de inspección con vigencia propia, independiente de quien los opera.
El operador puede estar habilitado y el equipo no, y ningún control por persona lo detecta.
Matriz de requisitos documentales
Los documentos que su operación exige
La matriz traduce el procedimiento de su empresa en reglas que el sistema aplica: a qué elemento se le exige cada documento, bajo qué actividad, con qué vigencia, quién lo aprueba y qué se bloquea cuando vence.
- Ingreso La persona o el vehículo no entra mientras el documento esté vencido o rechazado.
- Uso El equipo o la maquinaria queda inhabilitado para operar.
- Contrato Afecta la continuidad de la relación con la empresa contratista.
| Documento | Aplica a | Bloquea | Nota operativa |
|---|---|---|---|
| Licencia de conducción vigente | Personas | Ingreso | La categoría debe corresponder al vehículo que va a conducir |
| Afiliación vigente a ARL, EPS y fondo de pensiones | Personas | Ingreso | |
| Examen médico ocupacional vigente | Personas | Ingreso | Con los énfasis del cargo de conducción |
| Certificaciones de la actividad | Personas | Ingreso | Manejo de mercancías peligrosas u otras, según la carga |
| SOAT vigente | Vehículos | Uso | Sin él, el vehículo no debería operar |
| Revisión técnico-mecánica y de gases | Vehículos | Uso | |
| Tarjeta de propiedad | Vehículos | Uso | |
| Póliza de responsabilidad civil contractual y extracontractual | Empresa | Contrato | Según lo que su operación exija |
| Certificado de inspección de equipos de izaje o manipulación | Maquinaria | Uso | Montacargas, grúas y equipos contratados |
| Inducción del sitio | Personas | Ingreso | Con vigencia configurable |
Cada requisito se configura una vez con su vigencia, su responsable de aprobación y sus criterios de revisión. El ingreso forzado queda disponible como excepción, con responsable y justificación.
Cómo se opera
Quién hace qué, de la vinculación a la portería
Su equipo administra la relación, el tercero carga su información y NAVA aplica las reglas durante todo el ciclo. Estas son las cinco etapas en logística y transporte.
- 01
Su equipo
Vinculación del transportador
La empresa transportadora se asocia al contrato y a las actividades que ejecuta. Ahí se define qué documentos de empresa se le exigen y cuáles afectan la continuidad del contrato.
- 02
El transportador
Registro de conductores y vehículos
Crea a sus conductores y sus vehículos (cada uno con su placa) desde su propio portal y sube los documentos de cada uno. Las flotas grandes se cargan con plantilla de Excel.
- 03
NAVA
Asignación de requisitos
El sistema aplica una matriz a las personas y otra a los vehículos, con vigencias independientes. La maquinaria contratada recibe la suya.
- 04
Su equipo o el back office de NAVA
Validación
El revisor aprueba, rechaza con observación o deja pendiente. El rechazo llega con el motivo al portal del transportador, sin llamadas ni correos.
- 05
Portería
Consulta en la puerta
Se digita la placa o el número de identificación, o se escanea el código QR del carnet, y el sistema responde por el conductor y por el vehículo.
Escenario
La consulta en báscula
Llega un tractocamión. La portería digita la placa y la pantalla responde por los dos elementos a la vez: el conductor, apto para ingreso, con su licencia y sus afiliaciones vigentes; el vehículo, inhabilitado para operar, porque el SOAT venció el 2 de agosto.
La decisión se toma con el camión todavía en la puerta y sin abrir una carpeta. Si la operación necesita dejarlo entrar, el ingreso forzado exige quién lo autoriza y por qué.
Placa del vehículo WXR-482
Inhabilitado para operar
- SOAT Vencido el 2 de agosto
- Revisión técnico-mecánica Vigente hasta 9 ene. 2027
- Tarjeta de propiedad Aprobada
Resultados
Qué cambia cuando el vehículo también tiene su propia documentación
Cuatro cambios concretos en la operación de logística y transporte. Cada uno se ve en detalle en la página de la solución que lo ejecuta.
-
El vehículo se verifica igual que la persona
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La puerta responde en una consulta
-
La combinación del día deja de importar
-
El transportador pequeño carga una vez
La plataforma
Qué soluciones intervienen en este sector
NAVA son tres soluciones sobre la misma plataforma. Este es el papel de cada una en una operación como la suya.
Requisitos documentales separados para conductores, vehículos y maquinaria, con vigencias independientes y consulta por placa en la puerta.
Ver NAVA 360 →
Transportadores ocasionales y visitas puntuales al centro de distribución: autorregistro por enlace o código QR y preaprobación.
Ver NAVA ID →
Capacitación por WhatsApp para conductores, que se presenta desde el celular sin instalar nada.
Ver NAVA Skills →Los tres comparten plataforma y base de datos y se contratan por separado. En transporte, NAVA Skills tiene sentido temprano porque el conductor está en ruta y su capacitación llega al mismo canal por el que ya se comunica.
Marco normativo
Normativa aplicable y cómo se traduce en documentos
NAVA no interpreta la norma: administra los documentos con los que su operación demuestra que verificó, con responsable y fecha en cada decisión.
| Marco | Qué exige | Cómo aparece en la matriz de requisitos documentales |
|---|---|---|
| Decreto 1072 de 2015 | Obligaciones del SG-SST del contratante frente a los terceros que ingresan a su operación | Afiliaciones a ARL, EPS y pensión, exámenes médicos e inducción del sitio |
| Resolución 0312 de 2019 | Estándares mínimos del SG-SST según tamaño y clase de riesgo | Requisitos diferenciados por actividad de conducción y manipulación |
| Documentación vehicular obligatoria en Colombia | SOAT, revisión técnico-mecánica y de gases y licencia de conducción de la categoría correspondiente | SOAT y revisión como restrictivos de uso del vehículo; licencia como restrictiva de ingreso de la persona |
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre el control de terceros en Logística y Transporte
¿NAVA controla la documentación del vehículo, no solo la del conductor?
Las dos, y por separado. Un vehículo es un elemento con su propia matriz de requisitos documentales: SOAT, revisión técnico-mecánica, tarjeta de propiedad y lo que su operación exija, cada uno con su vigencia.
En la báscula no hay tiempo de revisar papeles. ¿Cuánto tarda la consulta?
La portería consulta por número de identificación o por placa, o escanea el código QR del carnet, y el sistema responde con el estado calculado en ese momento. No hay que abrir carpetas ni llamar a nadie.
Si el conductor está al día y el vehículo no, ¿qué pasa?
La persona queda apta para ingreso y el vehículo queda inhabilitado para operar. Son dos estados distintos porque son dos elementos distintos.
El mismo conductor viene en vehículos diferentes. ¿Hay que registrarlo cada vez?
No. Cada conductor y cada vehículo están registrados como elementos independientes, con su propia documentación, de modo que cualquier combinación se evalúa sin volver a cargar nada.
¿Se puede exigir algo distinto según la carga que transporta?
Sí. Los requisitos se asignan por actividad, de modo que quien transporta mercancías peligrosas puede tener exigencias que otro conductor no tiene.
Nuestros transportadores son empresas de uno o dos vehículos. ¿Van a poder usarlo?
El transportador entra a su propio portal, sube sus documentos y ve qué le falta y qué le rechazaron con qué observación. No necesita un área administrativa para sostenerlo.
¿Hay que configurar NAVA distinto para cada sector?
La matriz de requisitos documentales se configura con los requisitos de su empresa, y esos requisitos cambian de un sector a otro. El sistema es el mismo: lo que se parametriza son los documentos, las vigencias, los aprobadores y qué documento bloquea qué.
Demo
Vea NAVA con sus conductores y sus vehículos
Configuramos las dos matrices de requisitos documentales (persona y vehículo) y la consulta por placa que haría su portería. Sale con la propuesta económica por escrito.
- Software colombiano
- Prueba de 30 días
- Validación SST disponible
- Soporte en español