Sectores · Energía y Oil & Gas
Gestión de contratistas en el sector energético y oil & gas
En una parada de planta ingresan en pocos días decenas de contratistas que el resto del año no están, cada uno con su personal, sus vehículos y sus equipos. NAVA valida esa documentación antes de la ventana de ingreso y deja en portería una sola consulta.
Su empresa responde ante clientes o entes de control por los documentos de sus propios contratistas. Cada requisito exigido, cada aprobación y cada ingreso quedan registrados con responsable y fecha.
Momento crítico en energía y oil & gas
La ventana de la parada de planta
- Quiénes ingresan
- Contratistas de mantenimiento, servicios técnicos, transportadores
- Elementos bajo control
- Personas · vehículos · maquinaria
- Respuesta en portería
- Apto para ingreso: sí o no
Contexto
Quién controla a quién en una operación energética
Una planta, una terminal o un campo de producción funcionan con terceros. El mantenimiento, la instrumentación, el andamiaje, el izaje y el transporte los ejecutan contratistas que llegan con su propio personal, sus vehículos y sus equipos.
Ninguna de esas personas es trabajador directo suyo, y su empresa responde por lo que les pase durante su permanencia en planta. Hacia arriba, los entes de control le piden la evidencia de ese control con fechas y responsables.
NAVA administra la cadena completa: los requisitos que usted define, los archivos que el contratista carga, la revisión de su equipo o del back office, las vigencias que el sistema calcula y la consulta de portería.
El problema
Qué complica el control de contratistas en energía y oil & gas
Situaciones que su equipo reconoce, con lo que ocurre hoy cuando el control depende de una hoja de cálculo y de la memoria de quien está en la puerta.
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La parada concentra el ingreso
Decenas de contratistas entran en una ventana de días. La validación documental que en operación normal se reparte a lo largo de meses se acumula en una semana, y cada empresa llega con personal nuevo, equipos que no habían venido y documentos emitidos la víspera.
La cola se forma en la puerta el primer día del paro, y la decisión de dejar entrar o no la toma quien está en la portería.
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La auditoría de los entes de control o clientes va hacia arriba
El operador audita a su empresa por la documentación de los contratistas de su empresa. La evidencia que le pidan a usted es exactamente la que usted debió exigirles a ellos, con fechas y responsables.
Sin un registro que se consulte, esa evidencia se reconstruye a mano, revisando correos y carpetas de meses atrás.
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Personal técnico que vuelve entre paradas
El soldador que vino en la parada anterior regresa en la siguiente. Entre una y otra pasaron meses, y su certificación, su examen médico o su afiliación pudieron vencerse en el intervalo.
La revisión ocurre cuando alguien se acuerda de mirar, y la familiaridad con el contratista es lo que termina autorizando el ingreso.
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Actividades distintas, requisitos distintos
El mismo contratista puede tener personal ejecutando trabajos distintos: instrumentación en una terminal, izaje en una operación de campo. Cada actividad exige lo suyo, y el certificado de espacios confinados importa en un caso y no en el otro.
Un listado único de documentos no representa las dos realidades, y termina exigiendo de más en un lado y de menos en el otro.
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Equipos y vehículos con vigencias propias
La maquinaria contratada tiene certificados de inspección con su propia fecha de vencimiento, independiente de la documentación de quien la opera.
El operador puede estar al día y el equipo no, y el control por persona no lo detecta.
Matriz de requisitos documentales
Los documentos que su operación exige
La matriz traduce el procedimiento de su empresa en reglas que el sistema aplica: a qué elemento se le exige cada documento, bajo qué actividad, con qué vigencia, quién lo aprueba y qué se bloquea cuando vence.
- Ingreso La persona o el vehículo no entra mientras el documento esté vencido o rechazado.
- Uso El equipo o la maquinaria queda inhabilitado para operar.
- Contrato Afecta la continuidad de la relación con la empresa contratista.
| Documento | Aplica a | Bloquea | Nota operativa |
|---|---|---|---|
| Afiliación vigente a ARL, con clase de riesgo | Personas | Ingreso | La clase de riesgo debe corresponder a la actividad que va a ejecutar, no a la del contrato marco |
| Afiliación vigente a EPS y fondo de pensiones | Personas | Ingreso | |
| Examen médico ocupacional vigente | Personas | Ingreso | Con los énfasis que exija la actividad |
| Certificado de trabajo en alturas | Personas | Ingreso | Actividades a más de dos metros sobre el nivel del piso |
| Certificaciones técnicas de la actividad | Personas | Ingreso | Soldadura, espacios confinados, izaje, según lo que ejecute |
| Certificado de inspección de equipos | Maquinaria | Uso | Un equipo sin certificado vigente queda inhabilitado para operar |
| SOAT y revisión técnico-mecánica | Vehículos | Uso | |
| Póliza de responsabilidad civil | Empresa | Contrato | |
| Inducción HSE del sitio | Personas | Ingreso | Sin ella la persona no queda apta, aunque tenga el resto al día |
Cada requisito se configura una vez con su vigencia, su responsable de aprobación y sus criterios de revisión. El ingreso forzado queda disponible como excepción, con responsable y justificación.
Cómo se opera
Quién hace qué, de la vinculación a la portería
Su equipo administra la relación, el tercero carga su información y NAVA aplica las reglas durante todo el ciclo. Estas son las cinco etapas en energía y oil & gas.
- 01
Su equipo
Vinculación
El contratista se relaciona con el contrato y con las actividades que va a ejecutar en la parada. La actividad determina qué documentos se le exigen a cada persona y a cada equipo suyo; los centros de trabajo lo clasifican para el informe.
- 02
NAVA
Asignación de requisitos
El sistema aplica la matriz a cada persona, vehículo y maquinaria según la actividad asignada. Dos personas de la misma empresa pueden terminar con requisitos distintos si ejecutan trabajos distintos.
- 03
El contratista
Carga documental
La empresa contratista entra a su propio portal, crea sus personas, sus vehículos y su maquinaria y sube los archivos. Los lotes grandes se cargan con plantilla de Excel.
- 04
Su equipo o el back office de NAVA
Validación
El revisor abre el archivo junto con las fechas y los criterios definidos por su empresa y aprueba, rechaza o deja pendiente.
- 05
Portería
Consulta de ingreso
En la puerta se consulta por identificación, placa, serial o código QR desde la app. La respuesta es apto para ingreso, sí o no, y cuando es no, el motivo está a la vista.
Escenario
La semana anterior a la parada
El trabajo de validación ocurre antes de que se abra la ventana de ingreso. Su equipo consulta el avance por empresa contratista: cuántos elementos están vinculados, cuántos documentos ya se aprobaron, cuáles vencen dentro de la ventana y cuáles fueron rechazados con qué observación.
Con esa vista se decide dónde apretar: la empresa de andamios va en la mitad de su documentación y entra en cuatro días. Lo que la portería hace el primer día del paro es consultar, no revisar carpetas.
Resultados
Qué cambia cuando el control deja de vivir en una hoja de cálculo
Cuatro cambios concretos en la operación de energía y oil & gas. Cada uno se ve en detalle en la página de la solución que lo ejecuta.
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El vencimiento deja de depender de que alguien lo mire
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La portería decide sin llamar a nadie
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La evidencia no se reconstruye
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Su equipo administrativo revisa en vez de digitar
La plataforma
Qué soluciones intervienen en este sector
NAVA son tres soluciones sobre la misma plataforma. Este es el papel de cada una en una operación como la suya.
La solución principal: matriz de requisitos documentales de los contratistas de la parada, validación con criterios, control de vencimientos y consulta de ingreso sobre personas, vehículos y maquinaria.
Ver NAVA 360 →
El técnico del fabricante, el auditor del operador o la visita institucional que viene una sola vez: autorregistro por enlace o código QR, preaprobación del anfitrión e inducción antes de llegar a la puerta.
Ver NAVA ID →
Capacitación del personal propio por WhatsApp, con cápsulas de dos minutos, evaluación en el chat y certificado en PDF.
Ver NAVA Skills →Los tres comparten plataforma y base de datos y se contratan por separado. La mayoría de las operaciones de este sector empieza por NAVA 360, que es donde está el volumen de terceros.
Marco normativo
Normativa aplicable y cómo se traduce en documentos
NAVA no interpreta la norma: administra los documentos con los que su empresa demuestra haberla cumplido. Los requisitos los define su procedimiento, no el software.
| Marco | Qué exige | Cómo aparece en la matriz de requisitos documentales |
|---|---|---|
| Decreto 1072 de 2015 | Obligaciones del SG-SST, incluidas las del contratante frente a los terceros que ingresan a su operación | Afiliaciones a ARL, EPS y pensión, exámenes médicos ocupacionales e inducción del sitio |
| Resolución 0312 de 2019 | Estándares mínimos del SG-SST según el tamaño y la clase de riesgo de la empresa | Requisitos diferenciados por clase de riesgo y por actividad |
| Resolución 4272 de 2021 | Requisitos mínimos de seguridad para trabajo en alturas, a más de dos metros sobre el nivel del piso | Certificado de trabajo en alturas como documento restrictivo de ingreso |
| Requisitos HSE del cliente o entes de control | No son norma, pero en la práctica son la exigencia más alta de la cadena | Se configuran como requisitos propios, con su vigencia y su aprobador |
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre el control de terceros en Energía y Oil & Gas
¿Sirve para una parada de planta, donde todo se concentra en pocos días?
Es donde más se nota. La validación documental de los contratistas de la parada se hace antes, con los días de anticipación que su empresa configure, y el día del ingreso la portería solo consulta. El cuello de botella deja de estar en la puerta.
Nuestros clientes o los entes de control nos auditan por los documentos de nuestros contratistas. ¿Eso se puede demostrar?
Sí. Cada documento exigido, cada aprobación, cada rechazo con su observación y cada ingreso quedan con responsable y fecha. Cuando el operador pida evidencia del control ejercido, se consulta y se exporta a Excel.
¿Se puede exigir algo distinto en la terminal y en la operación de campo?
Los requisitos se configuran por tipo de actividad, de modo que el mismo contratista puede tener personal habilitado para un trabajo y no para otro. No se definen requisitos distintos por sede ni por centro de trabajo.
¿Qué pasa con la maquinaria contratada?
Es un elemento con su propia matriz de requisitos documentales. Su certificado de inspección tiene su propia vigencia y, cuando vence, el equipo queda inhabilitado para operar aunque quien lo maneja esté al día.
¿Quién revisa los documentos de los contratistas?
En el plan Basic los revisa el equipo de su empresa. En el plan Plus los revisa el back office de NAVA en un plazo máximo de 24 horas. Los dos usan los criterios que su empresa configuró en la matriz de requisitos documentales. Ver planes y precios.
¿Cómo se cargan cientos de trabajadores antes de una parada?
El contratista usa una plantilla de Excel para crear en un solo cargue a sus personas, sus vehículos o su maquinaria, y después sube los archivos de cada uno.
¿Hay que configurar NAVA distinto para cada sector?
La matriz de requisitos documentales se configura con los requisitos de su empresa, y esos requisitos cambian de un sector a otro. El sistema es el mismo: lo que se parametriza son los documentos, las vigencias, los aprobadores y qué documento bloquea qué.
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Vea NAVA con los requisitos de su operación energética
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