Sectores · Construcción y Obra Civil
Gestión de contratistas en construcción y obra civil
Una obra puede tener veinte subcontratistas, cada uno con su cuadrilla, su maquinaria y su plazo. En NAVA cada proyecto tiene sus centros de trabajo, sus contratistas asociados y la matriz de requisitos que esa obra exige.
El subcontratista carga sus documentos en su propio portal y ve qué le falta, qué le aprobaron y qué le rechazaron con qué observación. Su equipo deja de perseguir archivos y pasa a revisarlos.
Momento crítico en construcción y obra civil
El arranque de obra y cada cambio de cuadrilla
- Quiénes ingresan
- Subcontratistas por especialidad, cuadrillas, maquinaria contratada
- Elementos bajo control
- Personas · vehículos · maquinaria
- Respuesta en portería
- Apto para ingreso: sí o no
Contexto
Por qué en obra el control se organiza por proyecto
Una constructora gestiona proyectos que empiezan y terminan. Cada obra tiene su cronograma, su interventoría, sus frentes y su lista de subcontratistas, y la obra siguiente puede tener a otros.
Ese ritmo choca con el control documental clásico. La homologación no puede tardar tres meses cuando el proyecto dura ocho, y la cuadrilla del lunes no es la del jueves.
En NAVA el proyecto es una entidad: se crea con su nombre, sus fechas y sus centros de trabajo, se le asocian los subcontratistas y la información se consulta y se exporta por obra.
El problema
Qué complica el control de subcontratistas en obra
Situaciones que su equipo reconoce, con lo que ocurre hoy cuando el control depende de una hoja de cálculo y de la memoria de quien está en la puerta.
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La obra es temporal y el control tiene que arrancar rápido
Un proyecto de ocho meses no admite tres meses de homologación. La vinculación documental compite con el cronograma, y el cronograma siempre gana.
Se deja entrar primero y se completa la documentación después, si alcanza.
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Muchos subcontratistas pequeños
Empresas con estructura administrativa mínima, que envían la documentación por WhatsApp, en fotos, y a la persona que se las pidió.
Perseguir esa documentación se lleva el grueso del tiempo del área, y lo que llega queda en el correo de alguien.
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La responsabilidad solidaria
Si un subcontratista incumple sus obligaciones laborales o de seguridad social, la empresa contratante responde por ellas.
La evidencia del control ejercido deja de ser un trámite administrativo y pasa a ser la defensa de la compañía.
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Cuadrillas que cambian sobre la marcha
La persona que entró el lunes no es la que entra el jueves, y el subcontratista rota personal entre frentes o entre obras sin avisar.
Un control por empresa y no por persona no protege nada: la empresa está homologada, pero quien entró hoy puede no estarlo.
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La auditoría se hace por obra
Cuando se revisa un proyecto, se revisa ese proyecto: sus contratistas, su personal, sus pólizas, sus inducciones.
Si la información no se puede separar por obra, hay que reconstruirla filtrando a mano.
Matriz de requisitos documentales
Los documentos que su operación exige
La matriz traduce el procedimiento de su empresa en reglas que el sistema aplica: a qué elemento se le exige cada documento, bajo qué actividad, con qué vigencia, quién lo aprueba y qué se bloquea cuando vence.
- Ingreso La persona o el vehículo no entra mientras el documento esté vencido o rechazado.
- Uso El equipo o la maquinaria queda inhabilitado para operar.
- Contrato Afecta la continuidad de la relación con la empresa contratista.
| Documento | Aplica a | Bloquea | Nota operativa |
|---|---|---|---|
| Afiliación vigente a ARL, con clase de riesgo | Personas | Ingreso | La clase de riesgo de obra es alta y debe corresponder a la actividad real |
| Afiliación vigente a EPS y fondo de pensiones | Personas | Ingreso | Es donde más incumplimiento se detecta en subcontratistas pequeños |
| Examen médico ocupacional vigente | Personas | Ingreso | |
| Certificado de trabajo en alturas | Personas | Ingreso | Determinante en obra: aplica a más de dos metros sobre el nivel del piso |
| Certificaciones de la actividad | Personas | Ingreso | Operación de equipos, izaje, espacios confinados, según el frente |
| Certificado de inspección de equipos | Maquinaria | Uso | Andamios, grúas, montacargas |
| SOAT y revisión técnico-mecánica | Vehículos | Uso | |
| Póliza de cumplimiento y de responsabilidad civil | Empresa | Contrato | |
| Cámara de comercio y RUT | Empresa | Contrato | Requisito de vinculación |
| Inducción de la obra | Personas | Ingreso | Renovable por proyecto: la de la obra anterior no sirve para esta |
Cada requisito se configura una vez con su vigencia, su responsable de aprobación y sus criterios de revisión. El ingreso forzado queda disponible como excepción, con responsable y justificación.
Cómo se opera
Quién hace qué, de la vinculación a la portería
Su equipo administra la relación, el tercero carga su información y NAVA aplica las reglas durante todo el ciclo. Estas son las cinco etapas en construcción y obra civil.
- 01
Su equipo
Creación del proyecto
La obra se crea con su nombre, sus fechas y sus centros de trabajo. Todo lo que ocurra después queda asociado a ese proyecto y se puede consultar por él.
- 02
Su equipo
Homologación del subcontratista
Se vincula la empresa al proyecto y se le asignan las actividades que va a ejecutar. Los documentos de empresa se exigen una vez y su vencimiento afecta la continuidad del contrato.
- 03
El subcontratista
Carga de la cuadrilla
Crea a su personal y su maquinaria desde su propio portal y sube los archivos, uno a uno o con plantilla de Excel. Ve en la misma pantalla qué le falta y qué le rechazaron.
- 04
Su equipo o el back office de NAVA
Validación
El revisor abre el documento con las fechas y los criterios definidos y aprueba, rechaza con observación o deja pendiente. Con el plan Plus, en máximo 24 horas.
- 05
Portería
Ingreso al frente de obra
Se consulta por identificación, placa, serial o código QR, con los requisitos del frente al que esa persona entra. La respuesta es apto o no apto.
Escenario
Homologación de un subcontratista nuevo
El subcontratista de estructuras entra a su portal tres días antes de empezar. Ve sus veinticuatro personas y sus tres equipos, el estado de cada documento y la observación exacta de lo que le rechazaron: al certificado de alturas de un trabajador le falta la intensidad horaria.
Lo que hoy son varios correos de ida y vuelta (y una llamada preguntando qué faltaba) queda en una sola pantalla. Su equipo, del otro lado, ve el avance de la homologación por proyecto y sabe qué frente está listo para arrancar.
- Afiliación a ARL Vigente hasta 30 nov. 2026aprobado
- Póliza de cumplimiento Vence en 12 díaspróximo a vencer
- Certificado de alturas Observación: falta intensidad horariarechazado
- Inspección de andamios En revisión desde ayeren revisión
Resultados
Qué cambia cuando el control se organiza por proyecto
Cuatro cambios concretos en la operación de construcción y obra civil. Cada uno se ve en detalle en la página de la solución que lo ejecuta.
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La homologación avanza sin perseguir a nadie
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Cada actividad exige lo suyo
-
La auditoría se responde por obra
-
El control es por persona, no por empresa
La plataforma
Qué soluciones intervienen en este sector
NAVA son tres soluciones sobre la misma plataforma. Este es el papel de cada una en una operación como la suya.
Proyectos, homologación de subcontratistas, matriz de requisitos documentales por tipo de actividad, control de pólizas y consulta de ingreso.
Ver NAVA 360 →
Interventoría, clientes, proveedores ocasionales y visitas técnicas a la obra: autorregistro por enlace o código QR y preaprobación del anfitrión.
Ver NAVA ID →
Capacitación por WhatsApp para cuadrillas que rotan entre frentes, con evaluación en el chat y certificado en PDF.
Ver NAVA Skills →Los tres comparten plataforma y base de datos y se contratan por separado. En obra, la combinación más frecuente es NAVA 360 para subcontratistas y NAVA ID para la interventoría y las visitas.
Marco normativo
Normativa aplicable y cómo se traduce en documentos
NAVA no presta asesoría jurídica ni interpreta el alcance de la responsabilidad solidaria: administra los documentos con los que su empresa demuestra el control que ejerció, con responsable y fecha.
| Marco | Qué exige | Cómo aparece en la matriz de requisitos documentales |
|---|---|---|
| Decreto 1072 de 2015 | Obligaciones del SG-SST del contratante frente a los terceros que ingresan a su operación | Afiliaciones a ARL, EPS y pensión, exámenes médicos e inducción de la obra |
| Resolución 0312 de 2019 | Estándares mínimos del SG-SST según tamaño y clase de riesgo | Requisitos diferenciados por tipo de actividad |
| Resolución 4272 de 2021 | Requisitos mínimos de seguridad para trabajo en alturas, a más de dos metros sobre el nivel del piso | Certificado de trabajo en alturas como documento restrictivo de ingreso |
| Responsabilidad solidaria del contratante | Responder por las obligaciones laborales y de seguridad social del subcontratista | Afiliaciones vigentes como requisito restrictivo, con evidencia de la revisión y su fecha |
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre el control de terceros en Construcción y Obra Civil
¿Cada obra puede exigir documentos distintos?
Los proyectos se crean con su nombre, sus fechas y sus contratistas asociados, y agrupan la obra para consultarla y exportarla aparte. Lo que se exige a cada persona lo determina la actividad que va a ejecutar.
Tenemos subcontratistas pequeños que no manejan bien lo administrativo. ¿Van a poder usarlo?
El subcontratista entra a su propio portal y ve exactamente qué documentos le faltan, cuáles le aprobaron y cuáles le rechazaron con qué observación. Su equipo deja de perseguir y pasa a revisar lo que ya llegó.
¿Se puede sacar la información de una sola obra para una auditoría?
Sí. Los informes se filtran por los campos de la consulta, entre ellos el proyecto, y se exportan a Excel con las columnas que necesite.
La cuadrilla cambia cada semana. ¿Hay que homologar de nuevo a la empresa?
No. La empresa se homologa una vez con sus documentos de contrato, y cada persona nueva se crea como un elemento más, con la documentación que exige la actividad que va a ejecutar.
¿La inducción de la obra se puede renovar por proyecto?
Sí. La inducción se configura con su contenido, su evaluación, su vigencia y su carácter restrictivo, de modo que la de una obra no habilita el ingreso a otra.
¿Qué pasa si vence la póliza de un subcontratista?
Si el documento está configurado como restrictivo de contrato, su vencimiento afecta la continuidad de la relación con esa empresa, no solo el ingreso de una persona.
¿Hay que configurar NAVA distinto para cada sector?
La matriz de requisitos documentales se configura con los requisitos de su empresa, y esos requisitos cambian de un sector a otro. El sistema es el mismo: lo que se parametriza son los documentos, las vigencias, los aprobadores y qué documento bloquea qué.
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