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Gestión de contratistas en minería
En una operación que no para, la documentación de un contratista no se revisa una vez: tiene que estar vigente en cada turno en que entra. NAVA calcula los vencimientos, avisa con los días de anticipación configurados y bloquea el ingreso de quien dejó de estar al día.
La consulta en la garita funciona de madrugada, en fin de semana y en festivo, porque no depende de que alguien confirme nada: el sistema responde con el estado calculado en ese momento.
Momento crítico en minería
El cambio de turno, a cualquier hora
- Quiénes ingresan
- Contratistas de operación y mantenimiento, transportadores, maquinaria contratada
- Elementos bajo control
- Personas · vehículos · maquinaria
- Respuesta en portería
- Apto para ingreso: sí o no, 24/7
Contexto
Un control que tiene que operar al ritmo de la mina
Una operación minera trabaja con contratistas en casi todos sus frentes: perforación, movimiento de tierra, mantenimiento, transporte de material, servicios de campamento. Entran y salen en turnos que cubren las veinticuatro horas.
Eso plantea dos preguntas. Qué se le exige a cada uno, porque no todos ejecutan lo mismo ni tienen la misma clase de riesgo. Y cuándo se verifica, porque a las tres de la mañana no hay nadie en la oficina.
NAVA resuelve las dos con la misma pieza: los requisitos se asignan por actividad y por funciones o roles, y la garita consulta un estado que el sistema ya calculó.
El problema
Qué complica el control de contratistas en una operación minera
Situaciones que su equipo reconoce, con lo que ocurre hoy cuando el control depende de una hoja de cálculo y de la memoria de quien está en la puerta.
-
La operación no se detiene
El control de ingreso funciona de madrugada, en fin de semana y en festivo, cuando el área administrativa no está. La portería tiene que poder decidir sola, con información confiable.
Un control que depende de una llamada a la oficina no sirve a las tres de la mañana, y lo que ocurre es que se deja entrar.
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Rotación permanente por turnos
La misma persona entra decenas de veces al mes. Su documentación se revisó una vez, cuando se vinculó, y desde entonces nadie ha vuelto a mirarla porque ya es conocida en la puerta.
Basta que un documento restrictivo venza entre dos turnos para que el siguiente ingreso no debiera ocurrir, y nada lo advierte.
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Los requisitos cambian con la actividad
El operador de equipo pesado, el técnico de mantenimiento y el conductor de la volqueta no ejecutan lo mismo ni tienen la misma clase de riesgo, y por eso no se les puede exigir el mismo paquete de documentos.
Una lista única exige de más a unos y deja sin cubrir a otros, y en la práctica se aplica el criterio de quien esté revisando.
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Maquinaria de terceros con vigencias propias
El certificado de inspección de un equipo contratado vence por su cuenta, en una fecha que no tiene relación con la documentación de quien lo opera.
El operador puede estar al día y el equipo no, y un control organizado por persona no lo detecta.
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La evidencia se pide mucho después
Cuando ocurre un incidente o llega una revisión, la pregunta es qué se le exigió a esa persona, quién lo aprobó y en qué fecha entró.
Reconstruir eso con correos y carpetas compartidas toma días, y lo que se reconstruye no siempre coincide con lo que pasó.
Matriz de requisitos documentales
Los documentos que su operación exige
La matriz traduce el procedimiento de su empresa en reglas que el sistema aplica: a qué elemento se le exige cada documento, bajo qué actividad, con qué vigencia, quién lo aprueba y qué se bloquea cuando vence.
- Ingreso La persona o el vehículo no entra mientras el documento esté vencido o rechazado.
- Uso El equipo o la maquinaria queda inhabilitado para operar.
- Contrato Afecta la continuidad de la relación con la empresa contratista.
| Documento | Aplica a | Bloquea | Nota operativa |
|---|---|---|---|
| Afiliación vigente a ARL, con clase de riesgo | Personas | Ingreso | La clase de riesgo de la actividad minera es alta y debe corresponder a lo que la persona ejecuta |
| Afiliación vigente a EPS y fondo de pensiones | Personas | Ingreso | |
| Examen médico ocupacional vigente | Personas | Ingreso | Con los énfasis propios de la exposición del cargo |
| Certificaciones de la actividad específica | Personas | Ingreso | Operación de equipo, manipulación de materiales, según lo que ejecute |
| Certificado de trabajo en alturas | Personas | Ingreso | Actividades a más de dos metros sobre el nivel del piso |
| Certificado de inspección de equipos y maquinaria | Maquinaria | Uso | Con su propia vigencia, independiente de la de su operador |
| SOAT y revisión técnico-mecánica | Vehículos | Uso | |
| Póliza de responsabilidad civil | Empresa | Contrato | |
| Inducción del sitio | Personas | Ingreso | Configurable con vigencia, para que se renueve y no quede hecha una sola vez |
Cada requisito se configura una vez con su vigencia, su responsable de aprobación y sus criterios de revisión. El ingreso forzado queda disponible como excepción, con responsable y justificación.
Cómo se opera
Quién hace qué, de la vinculación a la portería
Su equipo administra la relación, el tercero carga su información y NAVA aplica las reglas durante todo el ciclo. Estas son las cinco etapas en minería.
- 01
Su equipo
Vinculación
El contratista se relaciona con el contrato y con las actividades que va a ejecutar. La actividad determina qué se le exige a cada persona y a cada equipo suyo.
- 02
NAVA
Asignación de requisitos
El sistema aplica la matriz de requisitos documentales según la actividad y el riesgo. Dos personas de la misma empresa pueden terminar con requisitos distintos porque hacen trabajos distintos.
- 03
El contratista
Carga documental
La empresa crea a su personal, sus vehículos y su maquinaria desde su propio portal y sube los archivos, uno a uno o con plantilla de Excel.
- 04
Su equipo o el back office de NAVA
Validación y vigencias
El revisor aprueba, rechaza con observación o deja pendiente. Desde la fecha de expedición y la frecuencia configurada, NAVA calcula el vencimiento y el momento en que el documento pasa a próximo a vencer.
- 05
Portería
Consulta de ingreso
En cada turno se consulta por identificación, placa, serial o código QR desde la app. La respuesta es apto o no apto, con el motivo cuando corresponde, y no depende de la hora.
Escenario
El turno de las once de la noche
Fuera del horario administrativo, la portería consulta el número de identificación de un contratista que entra todas las semanas. El sistema responde con el estado calculado en ese momento: no apto, porque su examen médico ocupacional venció hace dos días.
La pantalla muestra qué documento lo impide y desde cuándo. Si la operación decide autorizar el ingreso, el registro exige el nombre de quien lo autoriza y la justificación. La empresa ya lo sabía: el documento había aparecido como próximo a vencer durante los días de aviso configurados.
- Empresa
- Contratista de operación minera
- Actividad
- Operación de equipo pesado
- Turno
- 23:00, 07:00
- Excepción
- Ingreso forzado con responsable y justificación
Resultados
Qué cambia cuando el control deja de depender del horario de oficina
Cuatro cambios concretos en la operación de minería. Cada uno se ve en detalle en la página de la solución que lo ejecuta.
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La portería decide sola, a cualquier hora
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Los vencimientos avisan antes de ocurrir
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La exigencia se ajusta a lo que cada uno hace
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El equipo contratado se controla aparte de su operador
La plataforma
Qué soluciones intervienen en este sector
NAVA son tres soluciones sobre la misma plataforma. Este es el papel de cada una en una operación como la suya.
Matriz de requisitos documentales por actividad y por riesgo, alertas de vencimiento, control de maquinaria contratada y consulta de ingreso en cada turno.
Ver NAVA 360 →
Capacitación y reinducción por WhatsApp para personal rotativo: cápsulas de dos minutos, evaluación en el chat y certificado, sin app que instalar.
Ver NAVA Skills →
Auditores, proveedores ocasionales y visitas técnicas: autorregistro por enlace o código QR, preaprobación e inducción antes de llegar.
Ver NAVA ID →Los tres comparten plataforma y base de datos y se contratan por separado. En una operación con personal rotativo, NAVA Skills suele activarse temprano porque la capacitación llega al celular del trabajador.
Marco normativo
Normativa aplicable y cómo se traduce en documentos
NAVA no interpreta la norma: administra los documentos con los que su empresa demuestra haberla cumplido.
| Marco | Qué exige | Cómo aparece en la matriz de requisitos documentales |
|---|---|---|
| Decreto 1072 de 2015 | Obligaciones del SG-SST, incluidas las del contratante frente a los terceros que ingresan a su operación | Afiliaciones a ARL, EPS y pensión, exámenes médicos ocupacionales e inducción del sitio |
| Resolución 0312 de 2019 | Estándares mínimos del SG-SST según tamaño y clase de riesgo | Requisitos diferenciados por clase de riesgo y por actividad |
| Resolución 4272 de 2021 | Requisitos mínimos de seguridad para trabajo en alturas, a más de dos metros sobre el nivel del piso | Certificado de trabajo en alturas como documento restrictivo de ingreso |
| Normativa minera aplicable a la operación | El marco propio de la actividad extractiva | Se configura como requisitos propios, con su vigencia y su aprobador |
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre el control de terceros en Minería
Nuestra operación es 24/7. ¿La portería puede validar de noche o en festivo?
Sí. La consulta se hace por número de identificación, placa o serial, o escaneando el código QR del carnet desde la app, y el sistema responde con el estado calculado en ese momento. No depende de que alguien de la oficina esté disponible.
Un contratista entra veinte veces al mes. ¿Hay que revisarlo cada vez?
No. Su documentación se valida una vez y el sistema recalcula la vigencia. Si un documento restrictivo vence entre dos turnos, el siguiente ingreso queda bloqueado, y su empresa lo supo antes por la alerta de próximo a vencer.
¿Se puede exigir distinto según la actividad que ejecuta cada contratista?
Sí. Los requisitos se asignan por tipo de actividad, de modo que dos personas de la misma empresa contratista pueden tener matrices de requisitos documentales distintas.
¿La maquinaria contratada se controla igual que las personas?
Con la misma lógica y por separado. Un equipo es un elemento con su propia matriz: cuando su certificado de inspección vence, queda inhabilitado para operar aunque su operador esté al día.
¿Qué pasa si la operación necesita dejar entrar a alguien que no está al día?
La portería puede registrar un ingreso forzado. El sistema exige indicar quién lo autorizó y la justificación, y la excepción queda en el historial y en el informe de control de ingreso.
¿Cómo se sostiene la inducción del sitio con tanta rotación?
La inducción se configura con vigencia y con carácter restrictivo. Cuando se vence, la persona deja de estar apta hasta volver a presentarla y aprobar la evaluación.
¿Hay que configurar NAVA distinto para cada sector?
La matriz de requisitos documentales se configura con los requisitos de su empresa, y esos requisitos cambian de un sector a otro. El sistema es el mismo: lo que se parametriza son los documentos, las vigencias, los aprobadores y qué documento bloquea qué.
Demo
Vea NAVA con los requisitos de su operación minera
Configuramos un escenario con sus actividades, sus clases de riesgo y la consulta que haría su portería en el turno de la madrugada. Sale con la propuesta económica por escrito.
- Software colombiano
- Prueba de 30 días
- Validación SST disponible
- Soporte en español