Sectores · Empresas con Múltiples Sedes
Gestión de contratistas en empresas con múltiples sedes
Cada sede o proyecto tiene sus propios contratistas y sus propios responsables de verificación. En NAVA los requisitos se definen una vez para toda la compañía, según la actividad que cada tercero va a ejecutar, y el cumplimiento se consulta por sede, por proyecto o en conjunto.
El tercero es uno solo en la plataforma, con sus personas, sus vehículos y su maquinaria. Trabaje en una sede o en cinco, carga sus documentos una sola vez.
Momento crítico en empresas con múltiples sedes
La consolidación del indicador corporativo
- Quiénes ingresan
- Contratistas y proveedores que trabajan en varias sedes
- Elementos bajo control
- Personas · vehículos · maquinaria, en una sola ficha por tercero
- Respuesta en portería
- Apto para ingreso: sí o no
Contexto
Siete sedes, control específico para cada una
Una compañía con varias plantas y sedes administrativas no tiene un problema de intención: tiene uno de acumulación. Cada sede resolvió el control cuando lo necesitó, con lo que tenía a mano.
El problema aparece arriba. La dirección recibe siete respuestas construidas con criterios distintos, y cuando intenta imponer un único listado, la planta protesta porque le sobra la mitad.
NAVA lo resuelve con una sola matriz de requisitos documentales para toda la compañía, donde lo que diferencia a un tercero de otro es la actividad que ejecuta. Cada sede y cada proyecto conservan sus responsables de verificación, y el cálculo del cumplimiento es el mismo en todas.
El problema
Qué complica el control de terceros cuando hay varias sedes
Situaciones que su equipo reconoce, con lo que ocurre hoy cuando el control depende de una hoja de cálculo y de la memoria de quien está en la puerta.
-
Cada sede resolvió el problema por su cuenta
Una lleva un Excel, otra una carpeta compartida, otra la memoria de quien está en la portería.
Ninguna está mal, pero no se pueden sumar: no hay un dato corporativo que resulte de juntarlas.
-
No todos los terceros hacen lo mismo
El que va a soldar en la planta y el que va a hacer una entrega en la sede administrativa no tienen por qué presentar los mismos documentos: lo que cambia es la actividad, no la dirección a la que llegan.
Un listado único para todos exige de más a unos y de menos a otros, y termina siendo el que nadie cumple.
-
La dirección no tiene una cifra comparable
Siete reportes en siete formatos no son un indicador corporativo, y cada uno calcula el cumplimiento a su manera.
La pregunta «¿cómo vamos en control de terceros?» no tiene una respuesta que se pueda defender.
-
El mismo contratista trabaja en varias sedes
Y termina cargando su documentación una vez por cada sede que se la pide, a personas distintas y en formatos distintos.
El trabajo se multiplica sin que mejore el control, y el contratista se cansa del proceso.
-
La rotación del responsable
El control depende de quién lo lleva en cada sede, y cuando esa persona cambia de rol, el criterio se va con ella.
La continuidad del control no está en el procedimiento, está en una persona.
Matriz de requisitos documentales
Los documentos que su operación exige
La matriz traduce el procedimiento de su empresa en reglas que el sistema aplica: a qué elemento se le exige cada documento, bajo qué actividad, con qué vigencia, quién lo aprueba y qué se bloquea cuando vence.
- Ingreso La persona o el vehículo no entra mientras el documento esté vencido o rechazado.
- Uso El equipo o la maquinaria queda inhabilitado para operar.
- Contrato Afecta la continuidad de la relación con la empresa contratista.
| Documento | Aplica a | Bloquea | Nota operativa |
|---|---|---|---|
| Afiliación vigente a ARL, EPS y fondo de pensiones | Personas | Ingreso | Requisito común: entra en la actividad general que aplica a todos los terceros |
| Examen médico ocupacional vigente | Personas | Ingreso | Con los énfasis que exija la actividad |
| Certificaciones por actividad | Personas | Ingreso | Aquí está la diferencia real: cada actividad exige las suyas |
| Certificado de trabajo en alturas | Personas | Ingreso | Donde haya actividades a más de dos metros sobre el nivel del piso |
| SOAT y revisión técnico-mecánica | Vehículos | Uso | |
| Certificado de inspección de equipos | Maquinaria | Uso | |
| Póliza de responsabilidad civil | Empresa | Contrato | A nivel corporativo |
| Inducción corporativa | Personas | Ingreso | Con su vigencia y su porcentaje mínimo de aprobación |
Cada requisito se configura una vez con su vigencia, su responsable de aprobación y sus criterios de revisión. El ingreso forzado queda disponible como excepción, con responsable y justificación.
Cómo se opera
Quién hace qué, de la vinculación a la portería
Su equipo administra la relación, el tercero carga su información y NAVA aplica las reglas durante todo el ciclo. Estas son las cinco etapas en empresas con múltiples sedes.
- 01
La dirección
Definición de los requisitos
Se configura la matriz de requisitos documentales de la compañía: la actividad general con lo que se le exige a todo tercero, y las actividades específicas con lo suyo. Es la parte que hace comparable el indicador.
- 02
Cada sede o proyecto
Asignación de responsables
Cada centro de trabajo y cada proyecto tiene sus responsables de verificación, que revisan con los criterios definidos en la matriz.
- 03
El contratista
Carga única del tercero
Registra a sus personas y sus equipos una vez, y se le asocian las actividades que ejecuta y los centros de trabajo y proyectos donde opera. No repite el cargue por sede.
- 04
El equipo de cada sede o el back office de NAVA
Validación
Se aprueba, se rechaza con observación o se deja pendiente, con los criterios definidos en la matriz.
- 05
La dirección
Consulta consolidada
Los informes se filtran por centro de trabajo, proyecto, departamento o municipio, y se exportan: documentos cargados, aprobados, rechazados, inducciones y cumplimiento general.
La plataforma
Qué soluciones intervienen en este sector
NAVA son tres soluciones sobre la misma plataforma. Este es el papel de cada una en una operación como la suya.
Actividad general corporativa, requisitos por tipo de actividad, ficha única del tercero e informes filtrables por centro de trabajo y proyecto.
Ver NAVA 360 →
Visitantes en sedes administrativas y comerciales: autorregistro por enlace o código QR y preaprobación del anfitrión.
Ver NAVA ID →
Capacitación por WhatsApp con el mismo contenido para el personal de todas las sedes, con certificado en PDF.
Ver NAVA Skills →Los tres comparten plataforma y base de datos y se contratan por separado. En una operación multisede, NAVA Skills resuelve el otro problema de estandarización: que todas las sedes reciban la misma capacitación.
Marco normativo
Normativa aplicable y cómo se traduce en documentos
NAVA no interpreta la norma: administra los documentos con los que la compañía demuestra el control ejercido en cada una de sus sedes.
| Marco | Qué exige | Cómo aparece en la matriz de requisitos documentales |
|---|---|---|
| Decreto 1072 de 2015 | Obligaciones del SG-SST del contratante frente a los terceros que ingresan a cualquiera de sus sedes | Afiliaciones a ARL, EPS y pensión, exámenes médicos e inducción |
| Resolución 0312 de 2019 | Estándares mínimos del SG-SST según tamaño y clase de riesgo | Requisitos diferenciados por tipo de actividad, sobre un piso común |
| Resolución 4272 de 2021 | Requisitos mínimos de seguridad para trabajo en alturas, a más de dos metros sobre el nivel del piso | Certificado de trabajo en alturas donde la actividad lo exija |
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre el control de terceros en Empresas con Múltiples Sedes
¿Todos los terceros tienen que presentar los mismos documentos?
No, y por eso la matriz de requisitos documentales se configura por tipo de actividad. Hay una actividad general que aplica a todos los terceros —el piso común corporativo— y sobre ella cada actividad específica suma lo suyo.
Un contratista trabaja en tres de nuestras sedes. ¿Tiene que cargar sus documentos tres veces?
No. El tercero es uno solo en la plataforma, con sus elementos y sus documentos, y se le asocian los centros de trabajo, las actividades y los proyectos donde opera.
¿La dirección puede ver el cumplimiento de todas las sedes junto?
Sí. Los indicadores se calculan con la misma regla en todos los centros de trabajo, de modo que las cifras son comparables entre sí.
¿La inducción puede ser obligatoria para entrar?
Sí. La inducción se configura con su contenido, su evaluación, su porcentaje mínimo de aprobación, su vigencia y su carácter restrictivo. Si es restrictiva de ingreso, quien no la haya presentado no entra aunque tenga el resto de documentos al día.
¿Los usuarios de cada sede ven la información de las demás?
Depende del perfil. Los permisos se definen por opción de menú, de modo que el responsable de una sede puede ver lo suyo y la dirección el consolidado. Ver tecnología y seguridad.
¿Se pueden exportar los datos por sede para un comité?
Sí. Los informes se filtran por los campos de la consulta, entre ellos el centro de trabajo, y se exportan a Excel.
¿Hay que configurar NAVA distinto para cada sector?
La matriz de requisitos documentales se configura con los requisitos de su empresa, y esos requisitos cambian de un sector a otro. El sistema es el mismo: lo que se parametriza son los documentos, las vigencias, los aprobadores y qué documento bloquea qué.
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