Sectores · Puertos y Operaciones de Alto Flujo
Control de contratistas y visitantes en terminales portuarias
En una terminal ingresan cada día transportadores, operadores logísticos, personal técnico y visitantes. La verificación documental no cabe en la puerta: ahí solo hay tiempo para consultar.
NAVA mueve toda la validación hacia antes del ingreso. Los contratistas recurrentes se gestionan con su matriz de requisitos documentales y los visitantes ocasionales con autorregistro y preaprobación, y la portería consulta las dos cosas en un solo lugar.
Momento crítico en puertos y operaciones de alto flujo
El pico diario de ingresos
- Quiénes ingresan
- Transportadores, operadores logísticos, personal técnico, visitantes
- Elementos bajo control
- Personas · vehículos · maquinaria
- Respuesta en portería
- Apto para ingreso: sí o no
Contexto
Dos tipos de tercero entrando por la misma puerta
Una terminal mueve gente todo el día y de dos naturalezas distintas. Los recurrentes: operadores logísticos, cuadrillas de faena, transportadores, mantenimiento de equipos. Y los ocasionales, que vienen una sola vez.
Al recurrente se le exige una matriz completa y se le controla la vigencia mes a mes. Al ocasional se le exige menos, pero antes de llegar: quién lo recibe, qué documentos aporta y qué inducción presenta.
Lo que no admite dos caminos es la puerta. Los dos flujos viven en la misma plataforma y la portería consulta un solo lugar.
El problema
Qué complica el control de ingreso en una terminal
Situaciones que su equipo reconoce, con lo que ocurre hoy cuando el control depende de una hoja de cálculo y de la memoria de quien está en la puerta.
-
El volumen diario desborda el procedimiento
Un procedimiento que funciona con diez ingresos se cae con trescientos. Lo que en otra operación es una molestia administrativa, aquí forma fila en la vía de acceso.
La verificación se convierte en el cuello de botella de la operación, y termina saltándose para no detenerla.
-
Conviven recurrentes y ocasionales
El operador logístico viene todos los días y el técnico del proveedor viene una vez, con requisitos y expectativas completamente distintas.
Si cada uno tiene su procedimiento, la portería termina decidiendo cuál aplica, en el momento y con la fila esperando.
-
Alta rotación de personal de terceros
La cuadrilla de una faena no es la de la siguiente, y el operador logístico cambia personal según el turno y el buque.
Un control por empresa no dice nada de quién está entrando hoy, que es exactamente lo que hay que saber.
-
Operación continua
El buque no espera. Las faenas ocurren de madrugada, en fin de semana y en festivo, cuando el área administrativa no está.
Cualquier control que dependa de una confirmación telefónica deja de existir fuera del horario de oficina.
-
El registro se pide después
Ante una revisión o un incidente hay que responder quién entró, cuándo, con qué autorización y a qué faena.
Con planillas de papel o archivos por día, esa respuesta toma horas y no siempre es completa.
Matriz de requisitos documentales
Los documentos que su operación exige
La matriz traduce el procedimiento de su empresa en reglas que el sistema aplica: a qué elemento se le exige cada documento, bajo qué actividad, con qué vigencia, quién lo aprueba y qué se bloquea cuando vence.
- Ingreso La persona o el vehículo no entra mientras el documento esté vencido o rechazado.
- Uso El equipo o la maquinaria queda inhabilitado para operar.
- Contrato Afecta la continuidad de la relación con la empresa contratista.
| Documento | Aplica a | Bloquea | Nota operativa |
|---|---|---|---|
| Afiliación vigente a ARL, EPS y fondo de pensiones | Personas | Ingreso | |
| Examen médico ocupacional vigente | Personas | Ingreso | |
| Certificaciones de la actividad | Personas | Ingreso | Operación de equipos, izaje, manipulación de carga, según la faena |
| Certificado de trabajo en alturas | Personas | Ingreso | Actividades a más de dos metros sobre el nivel del piso |
| Licencia de conducción vigente | Personas | Ingreso | Transportadores que ingresan a la terminal |
| SOAT y revisión técnico-mecánica | Vehículos | Uso | |
| Certificado de inspección de equipos | Maquinaria | Uso | Grúas, montacargas, equipos de manipulación |
| Póliza de responsabilidad civil | Empresa | Contrato | |
| Inducción de la terminal | Personas | Ingreso | Con vigencia configurable |
| Documentos exigibles al visitante | Visitantes | Ingreso | Se controla el ingreso en NAVA ID |
Cada requisito se configura una vez con su vigencia, su responsable de aprobación y sus criterios de revisión. El ingreso forzado queda disponible como excepción, con responsable y justificación.
Cómo se opera
Quién hace qué, de la vinculación a la portería
Su equipo administra la relación, el tercero carga su información y NAVA aplica las reglas durante todo el ciclo. Estas son las cinco etapas en puertos y operaciones de alto flujo.
- 01
Su equipo
Vinculación
Los operadores logísticos y los contratistas se asocian a contratos y faenas. La faena que van a ejecutar determina qué se le exige a cada persona y a cada equipo.
- 02
El contratista
Carga anticipada
La empresa sube la documentación de su personal, sus vehículos y sus equipos antes de la faena, desde su portal, con plantilla de Excel cuando la cuadrilla es grande.
- 03
Su equipo o el back office de NAVA
Validación previa
Todo el trabajo de revisión ocurre aquí, no en la puerta. Se aprueba con criterios, se rechaza con observación o se deja pendiente, con responsable y fecha.
- 04
El anfitrión y el visitante
Agendamiento del visitante
El visitante ocasional se autorregistra por un enlace o un código QR únicos de la terminal, aporta sus datos y documentos, presenta la inducción y queda preaprobado.
- 05
Portería
Consulta en la puerta
Una sola consulta para los dos flujos: identificación, placa, serial o código QR. El sistema responde con el estado ya calculado, y registra el ingreso y la salida.
Escenario
El pico de la mañana
En el pico, cada consulta se resuelve con un dato y devuelve el estado ya calculado: la mayoría de los ingresos de la jornada pasa sin intervención. Los que no pasan salen con el motivo en pantalla (un documento vencido, una inducción sin presentar) y la portería sabe qué decirle a quien está esperando.
Al final del turno, el informe de control de ingreso muestra cuántos ingresos hubo, de qué tipo de tercero y cuáles requirieron excepción, con la justificación y el nombre de quien la autorizó.
Resultados
Qué cambia cuando la validación ocurre antes de la puerta
Cuatro cambios concretos en la operación de puertos y operaciones de alto flujo. Cada uno se ve en detalle en la página de la solución que lo ejecuta.
-
La puerta deja de ser el lugar donde se revisa
-
El visitante llega listo
-
Los dos flujos responden igual en la puerta
-
La jornada queda registrada
La plataforma
Qué soluciones intervienen en este sector
NAVA son tres soluciones sobre la misma plataforma. Este es el papel de cada una en una operación como la suya.
Contratistas y operadores logísticos recurrentes: matriz de requisitos documentales por faena, control de vencimientos, vehículos y maquinaria, y consulta de ingreso.
Ver NAVA 360 →
Visitantes y técnicos ocasionales: enlace y código QR de autorregistro únicos, los documentos que la terminal exija, inducción de visitantes y preaprobación del anfitrión.
Ver NAVA ID →
Capacitación por WhatsApp del personal de operación, con evaluación en el chat y certificado en PDF.
Ver NAVA Skills →Es el sector donde las dos primeras soluciones pesan por igual: sin NAVA ID, el visitante ocasional termina resolviéndose en la puerta, que es justo lo que hay que evitar.
Marco normativo
Normativa aplicable y cómo se traduce en documentos
NAVA no interpreta la norma: administra los documentos con los que la terminal demuestra el control que ejerció.
| Marco | Qué exige | Cómo aparece en la matriz de requisitos documentales |
|---|---|---|
| Decreto 1072 de 2015 | Obligaciones del SG-SST del contratante frente a los terceros que ingresan a su operación | Afiliaciones a ARL, EPS y pensión, exámenes médicos e inducción de la terminal |
| Resolución 0312 de 2019 | Estándares mínimos del SG-SST según tamaño y clase de riesgo | Requisitos diferenciados por faena y por actividad |
| Resolución 4272 de 2021 | Requisitos mínimos de seguridad para trabajo en alturas, a más de dos metros sobre el nivel del piso | Certificado de trabajo en alturas como documento restrictivo de ingreso |
| Normativa portuaria aplicable a la terminal | El marco propio de la operación portuaria | Se configura como requisitos propios, con su vigencia y su aprobador |
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre el control de terceros en Puertos y Operaciones de Alto Flujo
Recibimos cientos de ingresos al día. ¿Eso no vuelve más lenta la puerta?
La validación deja de ocurrir ahí. Los documentos se cargan y se aprueban antes; en la puerta solo se consulta por identificación, placa o serial y el sistema responde con el estado calculado en ese momento.
Tenemos contratistas fijos y visitantes que vienen una sola vez. ¿Son dos sistemas?
¿Queda registro de los ingresos y salidas de la jornada?
Sí. El informe de control de ingreso se filtra por período y por los campos de la consulta, y se exporta a Excel.
La faena es de madrugada. ¿El control funciona fuera del horario administrativo?
Sí. El estado se calcula en el momento de la consulta y no depende de que alguien de la oficina confirme nada.
¿Qué se le puede exigir a un visitante ocasional?
Los documentos que la terminal defina, además de la inducción de visitantes con su evaluación. El visitante los aporta durante el autorregistro, antes de llegar.
La cuadrilla cambia entre faenas. ¿Hay que volver a vincular a la empresa?
No. La empresa se vincula una vez; cada persona nueva se crea como un elemento más, con los requisitos que exige la faena que va a ejecutar.
¿Hay que configurar NAVA distinto para cada sector?
La matriz de requisitos documentales se configura con los requisitos de su empresa, y esos requisitos cambian de un sector a otro. El sistema es el mismo: lo que se parametriza son los documentos, las vigencias, los aprobadores y qué documento bloquea qué.
Demo
Vea NAVA con el flujo de ingreso de su terminal
Configuramos los dos flujos (contratistas recurrentes y visitantes) y la consulta única que haría su portería en el pico de la mañana. Sale con la propuesta económica por escrito.
- Software colombiano
- Prueba de 30 días
- Validación SST disponible
- Soporte en español