NAVA 360 · Habilitación y gestión de terceros
NAVA 360 conecta los requisitos, la información y las condiciones que necesita su empresa para registrar, verificar, habilitar y hacer seguimiento a proveedores y contratistas. Menos gestión manual. Más visibilidad sobre quién está habilitado para operar y qué requiere atención.
Jhon OspinaContratista · Trabajo en alturas
Gestión actual
Excel puede listar archivos y fechas, pero no relaciona cada requisito con la actividad, la revisión y la autorización de ingreso.
Hojas de cálculo, correos y carpetas muestran versiones diferentes del mismo requisito.
Las renovaciones dependen de que una persona revise y actualice las fechas.
La portería consulta por llamadas o mensajes si una persona puede ingresar.
Revisiones, inducciones y excepciones se reconstruyen cuando se prepara una auditoría.
Matriz de requisitos documentales
NAVA convierte las condiciones definidas por su empresa en reglas aplicables a cada empresa, persona, vehículo o maquinaria. Puede establecer qué requisitos corresponden según actividad, tipo de elemento, vigencia, responsable de revisión y carácter restrictivo.
| Regla | Certificado de alturas | SOAT | Inspección técnica |
|---|---|---|---|
| Elemento | Persona | Vehículo | Maquinaria |
| Actividad | Trabajo en alturas | Transporte | Izaje |
| Vigencia | 12 meses | 18 meses | 6 meses |
| Aviso | 30 días antes | 20 días antes | 15 días antes |
| Revisión | Back office | Preaprobado por IA | Equipo interno |
| Carácter restrictivo | ingreso | ingreso | uso |
En la plataforma
Dos minutos con la pantalla real: cómo se crea un requisito, a qué tipo de elemento se le exige, con qué vigencia y quién queda como responsable de aprobarlo.
Documentos restrictivos
NAVA permite definir qué condiciones afectan el ingreso, el uso de un elemento o la continuidad de una relación contractual, para que cada incumplimiento tenga una respuesta acorde con la operación.
Cuando la empresa autoriza una excepción, queda registrada con responsable, fecha y justificación.
Impide el acceso mientras el requisito esté vencido o rechazado.
Inhabilita la operación del elemento hasta que el documento vuelva a estar vigente.
Afecta la continuidad de la relación contractual, no solo un ingreso puntual.
Portal de terceros
Cada proveedor o contratista puede registrar sus personas, vehículos y maquinaria, cargar la información requerida y consultar las observaciones realizadas por el equipo responsable. Para grandes volúmenes, puede utilizar plantillas de carga masiva.
Personas Cargo, EPS, pensión, ARL, clase de riesgo, tipo de sangre, contacto de emergencia y fotografía.
Vehículos y maquinaria Placa o serial, tipo de elemento, actividades, documentos y estado de habilitación.
Resultado administrativo Su equipo recibe la información dentro de NAVA y revisa los registros sin volver a digitarlos.
Proceso
NAVA 360 conecta las diferentes etapas de la gestión de terceros para que la información acompañe todo el proceso, desde la vinculación hasta el seguimiento de las condiciones y el desempeño.
Relaciona al tercero con contratos, sedes, proyectos y actividades.
Aplica las condiciones y requisitos correspondientes a cada empresa, persona, vehículo o maquinaria.
Registra sus elementos y carga la información requerida.
Aprueba, rechaza o deja pendiente según los criterios definidos.
Ve el contenido, presenta la evaluación y obtiene el certificado.
Consulta identificación, placa, serial o código QR.
Seguimiento a vencimientos, capacitaciones, cumplimiento y desempeño de proveedores y contratistas.
Seguimiento operativo
Las condiciones cambian. Los documentos vencen, las capacitaciones deben renovarse y el desempeño del proveedor evoluciona. NAVA mantiene el seguimiento para que su equipo pueda anticiparse a los incumplimientos y tomar decisiones con información actualizada.
NAVA calcula las fechas de vencimiento y genera alertas según los periodos de anticipación configurados.
La empresa configura video, preguntas, porcentaje mínimo, vigencia y carácter restrictivo.
Portería consulta una identificación, placa, serial o código QR y abre el detalle de la restricción cuando es necesario.
Validación documental
El revisor —su equipo, el back office de NAVA o, si activa el paquete de Verificación con IA, el motor de NAVA— abre el archivo junto con las fechas y los criterios definidos por su empresa. Al aprobar, rechazar o dejar pendiente, NAVA registra la decisión, el responsable (persona o sistema) y la fecha.
Criterios de contenido
Auditoría
NAVA conserva la trazabilidad de la información y las decisiones que hacen parte del ciclo: requisitos asignados, documentos cargados, revisiones, capacitaciones, cambios, ingresos y excepciones autorizadas.
Seguimiento
NAVA consolida información del ciclo de habilitación para que su equipo pueda identificar cumplimiento, pendientes, riesgos y comportamiento de sus terceros.
El producto real
Conozca las pantallas que utilizan diariamente los equipos responsables de gestionar terceros. NAVA conecta información, decisiones y seguimiento para que el ciclo de habilitación sea visible y trazable.
Planes
NAVA 360 se configura de acuerdo con el volumen y las características de los terceros que gestiona. Puede elegir entre gestionar directamente la validación, contar con el apoyo del back office de NAVA o sumar la Inteligencia Artificial.
Ver los planes 30 días de prueba gratuitaPreguntas frecuentes
Una persona, un vehículo o una maquinaria de un tercero que ingresa información a NAVA. El plan se calcula sobre esos elementos, no sobre los usuarios internos que entran a la plataforma.
No necesariamente. Puede trasladar sus requisitos existentes y configurarlos con las condiciones, vigencias, responsables y restricciones que correspondan. NAVA acompaña la configuración inicial.
Sí. Puede gestionar diferentes tipos de elementos y definir para cada uno sus requisitos, vigencias, actividades y condiciones de habilitación.
El tercero es quien autogestiona su información y realiza los cargues correspondientes. Para grandes volúmenes también puede utilizar plantillas de carga masiva.
El contratista utiliza una plantilla de Excel para crear las personas, los vehículos o la maquinaria en un solo cargue.
En el plan Basic los revisa el equipo del cliente. En el plan Plus los revisa el back office de NAVA: un equipo de personas entrenadas y dedicadas exclusivamente a revisar los documentos, en un plazo máximo de 24 horas. Cualquiera de los dos planes puede sumar el paquete de Verificación con IA, que hace una primera revisión automática y agiliza la aprobación. Todos utilizan los criterios configurados en la matriz de requisitos documentales.
Sí. NAVA incorpora Inteligencia Artificial como apoyo a la verificación de información y documentos. La tecnología puede ayudar a identificar datos, fechas e inconsistencias, mientras los criterios definidos por la empresa orientan la decisión. Es una funcionalidad adicional al plan que escoja.
La matriz define la vigencia y los días de aviso. NAVA calcula la fecha y marca el documento como próximo a vencer durante el periodo de anticipación configurado. Estas alertas llegan al correo electrónico del tercero, avisándole que ya debe cargar el nuevo documento.
Sí. Cuando la empresa define una capacitación o inducción como condición restrictiva, esta puede hacer parte de los requisitos que deben cumplirse para alcanzar el estado de habilitación.
Sí. NAVA permite gestionar la evaluación y el seguimiento del desempeño de proveedores y contratistas, complementando la información de cumplimiento con información para la toma de decisiones.
Sí. NAVA permite parametrizar los criterios de selección y evaluación de desempeño de proveedores y contratistas, complementando la información de cumplimiento con información para la toma de decisiones.
La trazabilidad disponible incluye requisitos, información cargada, estados, revisiones, responsables, fechas, capacitaciones, ingresos y excepciones registradas, según la configuración y las soluciones utilizadas.
No. NAVA es modular. NAVA 360 puede contratarse de manera independiente. NAVA Skills y NAVA ID también pueden contratarse por separado e integrarse posteriormente, cuando quiera ampliar el ciclo de capacitación y control.
Demo
Conozca la plataforma a través de un escenario cercano a su operación. Revisaremos cómo gestionar sus condiciones de habilitación, verificar información, visualizar el estado de sus terceros y hacer seguimiento a su cumplimiento y desempeño.
