NAVA 360 · Habilitación y gestión de terceros

Convierte la gestión de terceros en control operativo

NAVA 360 conecta los requisitos, la información y las condiciones que necesita su empresa para registrar, verificar, habilitar y hacer seguimiento a proveedores y contratistas. Menos gestión manual. Más visibilidad sobre quién está habilitado para operar y qué requiere atención.

Centro de control de terceros
Actualizado hace 2 min
Cumplimiento general87%
Próximos a vencer9
Pendientes de revisión12
JO

Jhon OspinaContratista · Trabajo en alturas

Apto para ingreso
ARLVigente hasta 28 sep. 2026aprobado
Trabajo en alturasVence en 6 díaspróximo a vencer
Inducción SSTCompletada 12 ago. 2026certificada
  • Requisitos, capacitación y condiciones
    conectados
  • 24 hplazo máximo de validación
    con el plan Plus
  • 4formas de consulta
    desde el control de acceso

Gestión actual

Problemas de la gestión manual de contratistas

Excel puede listar archivos y fechas, pero no relaciona cada requisito con la actividad, la revisión y la autorización de ingreso.

01Información dispersa

Hojas de cálculo, correos y carpetas muestran versiones diferentes del mismo requisito.

02Vencimientos manuales

Las renovaciones dependen de que una persona revise y actualice las fechas.

03Decisiones por fuera del sistema

La portería consulta por llamadas o mensajes si una persona puede ingresar.

04Evidencia separada

Revisiones, inducciones y excepciones se reconstruyen cuando se prepara una auditoría.

Matriz de requisitos documentales

Requisitos por tipo de contratista, vehículo y maquinaria

NAVA convierte las condiciones definidas por su empresa en reglas aplicables a cada empresa, persona, vehículo o maquinaria. Puede establecer qué requisitos corresponden según actividad, tipo de elemento, vigencia, responsable de revisión y carácter restrictivo.

MMatriz de requisitos documentales · Mantenimiento eléctrico
42 requisitos
ReglaCertificado de alturasSOATInspección técnica
ElementoPersonaVehículoMaquinaria
ActividadTrabajo en alturasTransporteIzaje
Vigencia12 meses18 meses6 meses
Aviso30 días antes20 días antes15 días antes
RevisiónBack officePreaprobado por IAEquipo interno
Carácter restrictivo ingreso ingreso uso
Los requisitos se configuran una vez y NAVA los aplica durante todo el ciclo de habilitación. Último cambio: Laura M. · 12 ago. 2026

En la plataforma

Así se configura la matriz de requisitos documentales

Dos minutos con la pantalla real: cómo se crea un requisito, a qué tipo de elemento se le exige, con qué vigencia y quién queda como responsable de aprobarlo.

Configuración de la matriz de requisitos documentales en NAVA 360 Canal Software NAVA

Documentos restrictivos

No todos los incumplimientos tienen el mismo impacto

NAVA permite definir qué condiciones afectan el ingreso, el uso de un elemento o la continuidad de una relación contractual, para que cada incumplimiento tenga una respuesta acorde con la operación.

Excepciones trazables

Cuando la empresa autoriza una excepción, queda registrada con responsable, fecha y justificación.

  1. 01
    Personas y vehículos

    Restrictivo de ingreso

    Impide el acceso mientras el requisito esté vencido o rechazado.

    Acceso bloqueado
  2. 02
    Maquinaria, equipos y herramientas

    Restrictivo de uso

    Inhabilita la operación del elemento hasta que el documento vuelva a estar vigente.

    Equipo inhabilitado
  3. 03
    Empresa contratista

    Restrictivo de contrato

    Afecta la continuidad de la relación contractual, no solo un ingreso puntual.

    Contrato restringido

Portal de terceros

El tercero gestiona su información. Su equipo gestiona el cumplimiento.

Cada proveedor o contratista puede registrar sus personas, vehículos y maquinaria, cargar la información requerida y consultar las observaciones realizadas por el equipo responsable. Para grandes volúmenes, puede utilizar plantillas de carga masiva.

Documentos de Jhon Ospina8 de 9 aprobados
Actividad habilitadaTrabajo en alturashabilitada
ARLVigente hasta 28 sep. 2026aprobado
Certificado de alturasVence en 6 díaspróximo a vencer
Examen médicoObservación: falta firma del médicorechazado
Inducción SSTAprobada el 12 ago. 2026certificada

Personas Cargo, EPS, pensión, ARL, clase de riesgo, tipo de sangre, contacto de emergencia y fotografía.

Vehículos y maquinaria Placa o serial, tipo de elemento, actividades, documentos y estado de habilitación.

Resultado administrativo Su equipo recibe la información dentro de NAVA y revisa los registros sin volver a digitarlos.

Proceso

Del registro al seguimiento: un ciclo continuo de habilitación

NAVA 360 conecta las diferentes etapas de la gestión de terceros para que la información acompañe todo el proceso, desde la vinculación hasta el seguimiento de las condiciones y el desempeño.

  1. 01Su equipo

    Inscripción

    Relaciona al tercero con contratos, sedes, proyectos y actividades.

  2. 02NAVA 360

    Requisitos

    Aplica las condiciones y requisitos correspondientes a cada empresa, persona, vehículo o maquinaria.

  3. 03El tercero

    Registro y carga

    Registra sus elementos y carga la información requerida.

  4. 04Su equipo o NAVA 360

    Verificación

    Aprueba, rechaza o deja pendiente según los criterios definidos.

  5. 05El tercero

    Inducción

    Ve el contenido, presenta la evaluación y obtiene el certificado.

  6. 06Control de acceso

    Ingreso

    Consulta identificación, placa, serial o código QR.

  7. 07NAVA 360

    Monitoreo

    Seguimiento a vencimientos, capacitaciones, cumplimiento y desempeño de proveedores y contratistas.

Seguimiento operativo

La habilitación no termina cuando el tercero cumple

Las condiciones cambian. Los documentos vencen, las capacitaciones deben renovarse y el desempeño del proveedor evoluciona. NAVA mantiene el seguimiento para que su equipo pueda anticiparse a los incumplimientos y tomar decisiones con información actualizada.

01

Alertas de vencimiento de documentos

NAVA calcula las fechas de vencimiento y genera alertas según los periodos de anticipación configurados.

PersonaRestrictivoPróximo a vencer
  • Certificado de alturasJhon Ospina · vence 19 ago.
    6 días
  • SOATVehículo WXR-482 · vence 24 ago.
    11 días
  • Póliza contractualIndustrias del Norte · vence 2 sep.
    20 días
02

Inducción de contratistas

La empresa configura video, preguntas, porcentaje mínimo, vigencia y carácter restrictivo.

Inducción SST · 05:18
Resultado90%certificada
Si es restrictiva, la persona no queda apta hasta aprobarla.
03

Control de acceso de contratistas

Portería consulta una identificación, placa, serial o código QR y abre el detalle de la restricción cuando es necesario.

1.045.887.204 ⌕
Apto para ingreso
Empresa
Industrias del Norte
Actividad
Trabajo en alturas

Validación documental

Validación documental con criterios de revisión

El revisor —su equipo, el back office de NAVA o, si activa el paquete de Verificación con IA, el motor de NAVA— abre el archivo junto con las fechas y los criterios definidos por su empresa. Al aprobar, rechazar o dejar pendiente, NAVA registra la decisión, el responsable (persona o sistema) y la fecha.

BasicLa validación la hace su equipo.
PlusEl back office de NAVA valida en máximo 24 horas.
Revisión 12682 de 5 criterios
PDF
Certificado de trabajo en alturasJhon Ospina · vence 28 sep. 2026
en revisión

Criterios de contenido

  • Nombre y documento coinciden
  • Centro de formación autorizado
  • Intensidad horaria válida
  • Fecha de expedición legible
  • Firma del responsable

Auditoría

Trazabilidad documental de contratistas

NAVA conserva la trazabilidad de la información y las decisiones que hacen parte del ciclo: requisitos asignados, documentos cargados, revisiones, capacitaciones, cambios, ingresos y excepciones autorizadas.

  1. 12 AGO · 08:16Documento reemplazadoCargado por el contratista
  2. 12 AGO · 10:42Documento aprobadoLaura Méndez · criterio 5/5
  3. 13 AGO · 06:42Ingreso registradoPortería · Planta Norte

Seguimiento

Convierte la información en indicadores para decidir

NAVA consolida información del ciclo de habilitación para que su equipo pueda identificar cumplimiento, pendientes, riesgos y comportamiento de sus terceros.

Documentos cargados184 / 19694 %
Documentos aprobados172 / 18493 %
Documentos rechazados7Requieren ajuste
Inducciones realizadas81 / 8694 %
Cumplimiento general91 %Calculado por NAVA
Respuesta operativa Apto para ingreso Sí o no, según los restrictivos

El producto real

Así se ve NAVA 360 por dentro

Conozca las pantallas que utilizan diariamente los equipos responsables de gestionar terceros. NAVA conecta información, decisiones y seguimiento para que el ciclo de habilitación sea visible y trazable.

Dashboard de NAVA 360 con los indicadores de contratistas y trabajadores activos, el cumplimiento documental y de capacitación, y los documentos vencidos
El dashboard permite visualizar el estado de personas, terceros, requisitos y condiciones de habilitación.
Verificación documental en NAVA 360: el documento cargado junto a su estado, sus fechas y los criterios de revisión aplicados
Cada requisito muestra su información, vigencia, estado y trazabilidad de revisión.
Carnet de contratista de NAVA 360 con código QR, fotografía y datos de identificación del elemento
El carnet y el código QR pueden utilizarse como mecanismos de identificación y consulta en la operación.

Planes

Una solución que se adapta al tamaño de su operación

NAVA 360 se configura de acuerdo con el volumen y las características de los terceros que gestiona. Puede elegir entre gestionar directamente la validación, contar con el apoyo del back office de NAVA o sumar la Inteligencia Artificial.

Ver los planes 30 días de prueba gratuita

Preguntas frecuentes

Preguntas sobre habilitación y gestión de terceros

¿Qué es un elemento en NAVA 360?

Una persona, un vehículo o una maquinaria de un tercero que ingresa información a NAVA. El plan se calcula sobre esos elementos, no sobre los usuarios internos que entran a la plataforma.

¿Tenemos que crear la matriz de requisitos documentales desde cero?

No necesariamente. Puede trasladar sus requisitos existentes y configurarlos con las condiciones, vigencias, responsables y restricciones que correspondan. NAVA acompaña la configuración inicial.

¿NAVA 360 controla vehículos y maquinaria?

Sí. Puede gestionar diferentes tipos de elementos y definir para cada uno sus requisitos, vigencias, actividades y condiciones de habilitación.

¿Quién carga la información de los terceros?

El tercero es quien autogestiona su información y realiza los cargues correspondientes. Para grandes volúmenes también puede utilizar plantillas de carga masiva.

¿Cómo se cargan cientos de trabajadores?

El contratista utiliza una plantilla de Excel para crear las personas, los vehículos o la maquinaria en un solo cargue.

¿Quién revisa los documentos de los contratistas?

En el plan Basic los revisa el equipo del cliente. En el plan Plus los revisa el back office de NAVA: un equipo de personas entrenadas y dedicadas exclusivamente a revisar los documentos, en un plazo máximo de 24 horas. Cualquiera de los dos planes puede sumar el paquete de Verificación con IA, que hace una primera revisión automática y agiliza la aprobación. Todos utilizan los criterios configurados en la matriz de requisitos documentales.

¿NAVA utiliza Inteligencia Artificial para verificar documentos?

Sí. NAVA incorpora Inteligencia Artificial como apoyo a la verificación de información y documentos. La tecnología puede ayudar a identificar datos, fechas e inconsistencias, mientras los criterios definidos por la empresa orientan la decisión. Es una funcionalidad adicional al plan que escoja.

¿Cómo funcionan las alertas de vencimiento?

La matriz define la vigencia y los días de aviso. NAVA calcula la fecha y marca el documento como próximo a vencer durante el periodo de anticipación configurado. Estas alertas llegan al correo electrónico del tercero, avisándole que ya debe cargar el nuevo documento.

¿La capacitación puede hacer parte de la habilitación?

Sí. Cuando la empresa define una capacitación o inducción como condición restrictiva, esta puede hacer parte de los requisitos que deben cumplirse para alcanzar el estado de habilitación.

¿Puedo hacer seguimiento al desempeño de mis proveedores?

Sí. NAVA permite gestionar la evaluación y el seguimiento del desempeño de proveedores y contratistas, complementando la información de cumplimiento con información para la toma de decisiones.

¿Puedo definir mis propios criterios de selección y evaluación de proveedores?

Sí. NAVA permite parametrizar los criterios de selección y evaluación de desempeño de proveedores y contratistas, complementando la información de cumplimiento con información para la toma de decisiones.

¿Qué información queda disponible para una auditoría?

La trazabilidad disponible incluye requisitos, información cargada, estados, revisiones, responsables, fechas, capacitaciones, ingresos y excepciones registradas, según la configuración y las soluciones utilizadas.

¿Tengo que contratar las otras soluciones de NAVA?

No. NAVA es modular. NAVA 360 puede contratarse de manera independiente. NAVA Skills y NAVA ID también pueden contratarse por separado e integrarse posteriormente, cuando quiera ampliar el ciclo de capacitación y control.

Demo

Descubra cómo NAVA 360 puede transformar la gestión de sus terceros

Conozca la plataforma a través de un escenario cercano a su operación. Revisaremos cómo gestionar sus condiciones de habilitación, verificar información, visualizar el estado de sus terceros y hacer seguimiento a su cumplimiento y desempeño.

  • Software colombiano
  • Prueba de 30 días
  • Validación con IA disponible
  • Soporte técnico humanizado