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Control documental de terceros en zonas francas
Una zona franca controla el ingreso a un perímetro donde operan varias empresas, cada una con sus propios contratistas. La administración de la zona define los requisitos de ingreso, que son generales y aplican a todo el que entra al perímetro, sin importar a qué empresa vaya.
El control de acceso al perímetro se mantiene común, y el registro de ingresos y salidas queda disponible y exportable para toda la zona.
Momento crítico en zonas francas
El ingreso al perímetro
- Quiénes ingresan
- Contratistas de las empresas usuarias, transportadores, personal técnico, visitantes
- Elementos bajo control
- Personas · vehículos · maquinaria
- Respuesta en portería
- Apto para ingreso: sí o no
Contexto
Un perímetro, varias empresas y una sola puerta
Una zona franca es un perímetro con varias empresas dentro, cada una con su operación y sus propios terceros. Por la misma puerta entran contratistas, transportadores, personal técnico y visitantes de empresas distintas.
Lo que NAVA controla es el ingreso al perímetro: los requisitos que la administración de la zona define y que aplican por igual a todo el que entra. Los requisitos internos de la empresa que el tercero va a visitar son asunto de esa empresa.
Por eso cada empresa usuaria que quiera controlar a sus propios terceros necesita su propia licencia de NAVA: no puede aprobar documentos bajo la licencia de la zona franca.
El problema
Qué complica el control de ingreso en zonas francas
Situaciones que su equipo reconoce, con lo que ocurre hoy cuando el control depende de una hoja de cálculo y de la memoria de quien está en la puerta.
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La zona responde por quien entra, y no es su trabajador
Por la puerta del perímetro entran contratistas, transportadores y técnicos de empresas distintas. Ninguno es empleado de la zona franca, y la zona responde por haber verificado que podían estar ahí.
Sin un requisito común y verificable para todos, la decisión de dejar entrar la termina tomando quien está en la puerta.
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Lo que pasa dentro de cada empresa es de cada empresa
La zona controla el ingreso al perímetro. Los requisitos que una empresa usuaria le exija a sus propios contratistas dentro de su instalación no se administran con la licencia de la zona: esa empresa necesita la suya.
Confundir las dos cosas deja un vacío de control que nadie asume, porque cada parte cree que lo cubre la otra.
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Alta rotación de terceros
Transportadores, contratistas de mantenimiento, personal técnico y visitantes, todos los días y de empresas distintas.
La verificación no se puede sostener con una planilla ni con la memoria de quien está en la portería.
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El registro tiene que sostenerse en el tiempo
Ante una revisión hay que responder quién entró, cuándo, a qué empresa iba y con qué autorización.
Meses después, reconstruir eso desde planillas de papel no es viable, y lo que se reconstruye no siempre es completo.
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La autorización de destino se pierde
Quién recibe al tercero dentro del perímetro es un dato del control, no un detalle administrativo.
Cuando no queda registrado, la trazabilidad se corta en la puerta y no llega hasta la instalación.
Matriz de requisitos documentales
Los documentos que su operación exige
La matriz traduce el procedimiento de su empresa en reglas que el sistema aplica: a qué elemento se le exige cada documento, bajo qué actividad, con qué vigencia, quién lo aprueba y qué se bloquea cuando vence.
- Ingreso La persona o el vehículo no entra mientras el documento esté vencido o rechazado.
- Uso El equipo o la maquinaria queda inhabilitado para operar.
| Documento | Aplica a | Bloquea | Nota operativa |
|---|---|---|---|
| Documento de identidad y datos de contacto | Personas | Ingreso | Base del registro de ingreso al perímetro |
| Afiliación vigente a ARL, EPS y fondo de pensiones | Personas | Ingreso | Requisito general de ingreso al perímetro |
| Examen médico ocupacional vigente | Personas | Ingreso | |
| Certificaciones de la actividad | Personas | Ingreso | Según lo que ejecute dentro del perímetro |
| Certificado de trabajo en alturas | Personas | Ingreso | Actividades a más de dos metros sobre el nivel del piso |
| Autorización de la empresa destino | Personas | Ingreso | Queda registrado quién lo recibe dentro del perímetro |
| SOAT y revisión técnico-mecánica | Vehículos | Uso | |
| Certificado de inspección de equipos | Maquinaria | Uso | |
| Inducción del perímetro | Personas | Ingreso | Con vigencia configurable |
Cada requisito se configura una vez con su vigencia, su responsable de aprobación y sus criterios de revisión. El ingreso forzado queda disponible como excepción, con responsable y justificación.
Cómo se opera
Quién hace qué, de la vinculación a la portería
Su equipo administra la relación, el tercero carga su información y NAVA aplica las reglas durante todo el ciclo. Estas son las cinco etapas en zonas francas.
- 01
La administración de la zona
Configuración
Se define una sola vez la matriz de requisitos documentales de ingreso al perímetro: qué se le exige a cada tipo de elemento, según la actividad que va a ejecutar, con qué vigencia y quién lo aprueba. Aplica a todos los terceros que entran.
- 02
La administración de la zona
Vinculación del tercero
El contratista se asocia a las actividades que va a ejecutar dentro del perímetro y a la empresa que lo recibe. La actividad determina qué documentos se le exigen.
- 03
El contratista
Carga documental
El tercero sube desde su propio portal los documentos que se le exigen, con plantilla de Excel cuando trae cuadrilla, y ve la observación de lo que le rechazaron.
- 04
El back office de NAVA
Validación
Se aprueba, se rechaza con observación o se deja pendiente, con los criterios que la administración de la zona definió.
- 05
Portería
Ingreso al perímetro
Se consulta por identificación, placa, serial o código QR. La respuesta indica si está apto y a qué instalación va, y el sistema registra el ingreso y la salida.
Escenario
Una puerta, un requisito común
Un técnico llega a la puerta de la zona. La portería consulta su número de identificación y el sistema responde: apto para ingreso, con destino a la planta de ensamble, que es la empresa que lo espera. El requisito que acaba de cumplir es el mismo que la zona le exige a todo el que entra.
El registro guarda la hora de ingreso, la empresa destino y, cuando sale, la hora de salida. Meses después, el informe se filtra por período y por los campos de la consulta y se exporta a Excel, con las excepciones y sus justificaciones incluidas.
- Empresa destino
- Planta de ensamble
- Requisitos
- Los de ingreso al perímetro, iguales para todos
- Inducción del perímetro
- Aprobada, vigente
- Registro
- Ingreso y salida, exportable a Excel
Resultados
Qué cambia cuando el perímetro tiene un solo control
Cuatro cambios concretos en la operación de zonas francas. Cada uno se ve en detalle en la página de la solución que lo ejecuta.
-
Un requisito común y verificable
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La puerta decide con un dato, no con criterio
-
Una sola forma de resolver el ingreso
-
El registro responde meses después
La plataforma
Qué soluciones intervienen en este sector
NAVA son tres soluciones sobre la misma plataforma. Este es el papel de cada una en una operación como la suya.
Matriz de requisitos documentales de ingreso al perímetro, control de vehículos y maquinaria, y registro de ingreso y salida.
Ver NAVA 360 →
Visitantes ocasionales del perímetro: autorregistro por enlace o código QR, preaprobación del anfitrión e inducción antes de llegar.
Ver NAVA ID →
Capacitación por WhatsApp para el personal de las empresas usuarias, con evaluación en el chat y certificado.
Ver NAVA Skills →Los tres comparten plataforma y base de datos y se contratan por separado. La licencia de la zona cubre el control del perímetro; la empresa usuaria que quiera administrar a sus propios terceros dentro de su instalación necesita su propia licencia de NAVA.
Marco normativo
Normativa aplicable y cómo se traduce en documentos
Esta página nombra el marco del sector de zonas francas de forma genérica. NAVA no interpreta la norma: administra los documentos con los que la zona demuestra el control que ejerció.
| Marco | Qué exige | Cómo aparece en la matriz de requisitos documentales |
|---|---|---|
| Decreto 1072 de 2015 | Obligaciones del SG-SST del contratante frente a los terceros que ingresan a su operación | Afiliaciones a ARL, EPS y pensión, exámenes médicos e inducción |
| Resolución 0312 de 2019 | Estándares mínimos del SG-SST según tamaño y clase de riesgo | Requisitos diferenciados por tipo de actividad |
| Resolución 4272 de 2021 | Requisitos mínimos de seguridad para trabajo en alturas, a más de dos metros sobre el nivel del piso | Certificado de trabajo en alturas como documento restrictivo de ingreso |
| Régimen del sector de zonas francas | El control de ingreso propio del sector | Se configura como requisitos propios del perímetro, con su vigencia y su aprobador |
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre el control de terceros en Zonas Francas
Dentro de la zona hay varias empresas usuarias. ¿Cada una puede exigir lo suyo?
No. Los requisitos se definen de forma general para el ingreso al perímetro, y los establece la administración de la zona. Una empresa usuaria que quiera controlar a sus propios contratistas dentro de su instalación necesita su propia licencia de NAVA: no puede aprobar documentos bajo la licencia de la zona franca.
¿Queda registro de quién entró al perímetro y a qué empresa iba?
Sí. Cada ingreso y cada salida quedan registrados, y el informe se filtra por período y por los campos que necesite, exportable a Excel. Si hubo que autorizar un ingreso forzado, queda la justificación y el nombre de quien lo autorizó.
El mismo contratista entra a varias empresas del perímetro. ¿Tiene que cargar sus documentos varias veces?
No. El tercero es uno solo en la plataforma, con sus elementos y sus documentos. Los requisitos de ingreso al perímetro son los mismos sin importar a qué empresa vaya, así que carga una vez.
¿Los visitantes ocasionales también quedan registrados?
Sí. Se gestionan con autorregistro por enlace o código QR, inducción de visitantes y preaprobación del anfitrión, y su ingreso y salida quedan en el mismo registro.
¿Se pueden exigir documentos propios del régimen de la zona?
Sí. La matriz de requisitos documentales no viene con una norma predefinida: los requisitos los define la administración de la zona, con su vigencia, su aprobador y su carácter restrictivo.
¿Hay que configurar NAVA distinto para cada sector?
La matriz de requisitos documentales se configura con los requisitos de su empresa, y esos requisitos cambian de un sector a otro. El sistema es el mismo: lo que se parametriza son los documentos, las vigencias, los aprobadores y qué documento bloquea qué.
Demo
Vea NAVA con la configuración de su zona franca
Configuramos la matriz de requisitos documentales de ingreso al perímetro y el registro de ingreso y salida de su zona. Sale con la propuesta económica por escrito.
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