SST · Inducción de terceros
Inducción virtual de contratistas y visitantes: qué es y qué exige la norma
La inducción de contratistas y visitantes es la información de seguridad y salud en el trabajo (SST) que la empresa entrega a quien va a ingresar a sus instalaciones antes de que entre: los peligros del sitio, cómo se controlan y qué hacer en una emergencia. El Decreto 1072 de 2015 la exige de manera previa al inicio de labores, sin importar la forma de vinculación. La inducción virtual la entrega con video, evaluación y certificado antes de llegar a la portería.
Esta página explica el marco general. El contenido de cada inducción lo define el SG-SST de la empresa, y esta página no sustituye la lectura de la norma vigente ni la asesoría de un profesional en SST.
Qué es la inducción de contratistas y visitantes
La inducción es el momento en que la empresa le explica a quien llega de fuera cómo se trabaja en sus instalaciones: qué peligros hay en el sitio, cómo se controlan, qué normas internas aplican y qué hacer si ocurre una emergencia. La reciben los contratistas y sus trabajadores, los proveedores que entran a prestar un servicio y los visitantes.
Va antes del ingreso por una razón práctica: la información solo protege si la persona la tiene antes de exponerse al riesgo. Por eso la norma colombiana habla de una inducción «de manera previa al inicio de sus labores» y de informar a los contratistas «previo al inicio del contrato».
La inducción virtual no cambia ese contenido. Cambia el momento y el canal: la persona ve el material y presenta la evaluación antes de llegar, y en la entrada solo se consulta si la aprobó y si sigue vigente.
Qué dice la norma colombiana sobre la inducción
La base está en el Decreto 1072 de 2015, el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, en el capítulo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Cuatro artículos tocan el tema de forma directa.
Art. 2.2.4.6.11 · Capacitación en SST
El programa de capacitación debe llegar a todos los niveles de la organización, incluidos los contratistas. Su parágrafo 2 exige una inducción a todo trabajador que ingresa por primera vez, independiente de su forma de contratación y vinculación, antes del inicio de sus labores.
Art. 2.2.4.6.12 · Documentación
Entre los documentos del SG-SST que la empresa debe mantener disponibles están los soportes de inducción, reinducción y capacitación de los trabajadores dependientes, contratistas, cooperados y en misión.
Art. 2.2.4.6.25 · Emergencias
El plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias debe cubrir a todos los trabajadores, incluidos contratistas y subcontratistas, así como a proveedores y visitantes.
Art. 2.2.4.6.28 · Contratación
Antes del inicio del contrato, el empleador debe informar a proveedores, contratistas y trabajadores de estos los peligros y riesgos generales y específicos de su zona de trabajo, cómo controlarlos y las medidas de prevención y atención de emergencias.
El mismo artículo 2.2.4.6.28 pide revisar durante el año la rotación del personal de los contratistas y asegurar que el personal nuevo reciba la misma información. También pide verificar, antes del inicio del trabajo y periódicamente, la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, un tema que se desarrolla en la guía sobre seguridad social de contratistas.
La Resolución 0312 de 2019 del Ministerio del Trabajo, que define los estándares mínimos del SG-SST, incluye un estándar llamado «Inducción y reinducción en SST» en la tabla para empresas de más de cincuenta trabajadores y para las de cincuenta o menos clasificadas en riesgo IV o V. Ese estándar pide que la inducción y la reinducción hagan parte del programa de capacitación, que se dirijan a todos los trabajadores independientemente de su forma de vinculación o contratación y que se hagan antes del inicio de sus labores. Para verificarlo se revisan los soportes documentales de cada trabajador. Las empresas de menor tamaño tienen sus propias tablas de estándares en la misma resolución.
Qué debe cubrir una inducción de contratistas
El artículo 2.2.4.6.28 deja un piso: los peligros y riesgos generales y específicos de la zona de trabajo, incluidas las tareas de alto riesgo rutinarias y no rutinarias, la forma de controlarlos y las medidas de prevención y atención de emergencias. Además pide instruir a los contratistas sobre su deber de informar los presuntos accidentes de trabajo y enfermedades laborales que ocurran mientras dure el contrato. Sobre esa base, una inducción habitual incluye:
- Peligros y riesgos del sitio: los generales de la instalación y los específicos de la zona donde la persona va a trabajar.
- Controles: cómo se controla cada riesgo, incluidas las tareas de alto riesgo que se ejecutan en el lugar.
- Normas internas: zonas restringidas, circulación de vehículos y peatones, horarios y permisos de trabajo cuando apliquen.
- Elementos de protección personal: cuáles se exigen en cada área y quién los suministra.
- Emergencias: rutas de evacuación, puntos de encuentro, alarmas y a quién seguir.
- Reporte: a quién informar un incidente, un accidente o una condición insegura, y por qué canal.
Lo que la norma enumera es el mínimo; lo demás lo define cada empresa según sus peligros. Una planta de químicos y una oficina corporativa no tienen la misma inducción, y una inducción copiada de otra empresa no describe los riesgos del sitio propio.
Inducción de contratistas e inducción de visitantes: en qué se diferencian
Las dos comparten propósito, pero no alcance. El contratista va a ejecutar una labor dentro de la instalación y queda expuesto a los riesgos de su tarea. El visitante entra a una reunión, una auditoría o una entrega, circula por zonas comunes y casi siempre va acompañado.
| Contratistas | Visitantes | |
|---|---|---|
| Quién la recibe | El contratista, sus trabajadores y subcontratistas, y los proveedores que ejecutan labores en el sitio | Personas que ingresan sin ejecutar una labor: reuniones, auditorías, entregas, visitas comerciales |
| Base normativa | Decreto 1072 de 2015, artículos 2.2.4.6.11 y 2.2.4.6.28 | El plan de emergencias del artículo 2.2.4.6.25 debe cubrir a los visitantes; el contenido de su inducción lo define la empresa |
| Contenido | Peligros generales y específicos de la zona de trabajo, controles, tareas de alto riesgo, emergencias y reporte de accidentes | Normas de circulación, zonas restringidas, protección exigida en el recorrido y qué hacer en una emergencia |
| Profundidad | General más específica de la tarea | General y más corta |
| Repetición | Según la periodicidad que defina el SG-SST; el personal nuevo del contratista debe recibir la misma información | Suele hacerse por visita o con una vigencia corta que define la empresa |
| Evidencia | Soporte individual que hace parte de la documentación del SG-SST | Registro o certificado asociado a la visita |
Cuándo tiene sentido la inducción virtual y cuándo no
La inducción general (peligros de la instalación, normas, emergencias, reporte) es información que se repite igual para cada persona que llega. Es el caso más claro para la modalidad virtual: el contenido se graba una vez, se entrega antes del ingreso y cada persona deja evidencia de haberlo visto y de haber respondido la evaluación.
Tiene además una ventaja operativa: saca la inducción de la portería. Cuando la charla se da al llegar, el ingreso de una cuadrilla espera a que haya quien la dicte. Cuando se hizo antes, en la entrada solo se verifica el resultado.
Cuándo no basta
La modalidad virtual tiene límites. La inducción específica de un puesto o de una tarea de alto riesgo puede requerir entrenamiento práctico, acompañamiento en el sitio o una formación certificada con regulación propia, y esa formación no se reemplaza con un video y una evaluación. Lo mismo ocurre cuando el riesgo depende de condiciones que solo se ven en el lugar.
Qué parte de la inducción puede hacerse a distancia y cuál exige presencia lo decide el responsable del SG-SST. El artículo 2.2.4.6.11 pide además que la capacitación esté documentada y sea impartida por personal idóneo conforme a la normatividad vigente, sea cual sea el canal.
Cómo se comprueba que la inducción se hizo
Una inducción sin evidencia es difícil de demostrar meses después, cuando la pide una auditoría o cuando hay que investigar un accidente. La comprobación suele tener cinco piezas:
- Evaluación Preguntas sobre el contenido, con un porcentaje mínimo de aprobación que define la empresa
- Certificado El soporte individual que prueba que la persona aprobó y en qué fecha
- Vigencia El tiempo durante el cual la inducción se considera válida antes de repetirse
- Reinducción La repetición al vencer la vigencia, o antes si cambian los peligros o la labor de la persona
- Registro Quién la hizo, cuándo y con qué resultado: es parte de los soportes del SG-SST
La inducción como condición de ingreso
El último paso es conectar la inducción con el control de acceso. Una inducción restrictiva de ingreso funciona como un documento restrictivo: quien no la aprobó, o la tiene vencida, no entra, aunque su seguridad social, sus certificados y el resto de su expediente estén completos. Sin esa conexión, la inducción queda como un archivo más y la decisión en la portería se toma sin saber si la persona recibió la información.
Qué documentos se le exigen a cada contratista y cómo se controla que sigan vigentes son temas propios: se desarrollan en la guía sobre la matriz de requisitos documentales y en la guía sobre vencimientos de documentos de contratistas.
La entrega de la inducción se puede operar en un sistema
Hay una parte de todo esto que es operación pura: enviar el material, aplicar la evaluación, calificarla, emitir el certificado, saber cuándo vence y cruzar el resultado con el ingreso. Es la parte que más se pierde en planillas y correos cuando los contratistas se cuentan por cientos.
En NAVA 360, la inducción a terceros se configura con su temática, su descripción, el porcentaje mínimo de aprobación y la frecuencia de vencimiento, y se puede marcar como restrictiva de ingreso: el tercero que no la hizo no entra aunque su documentación esté completa. Por cada elemento, el sistema calcula el indicador de inducciones realizadas, completadas frente a asignadas. En NAVA ID, la inducción de visitantes hace parte del flujo de la visita: el visitante ve el video, presenta una evaluación configurable y descarga su certificado, y el responsable revisa ese certificado junto con los documentos antes de aprobar o rechazar la visita.
La capacitación periódica de los trabajadores propios es otro proceso, distinto de la inducción de terceros: NAVA la atiende por WhatsApp con NAVA Skills.
Qué no hace NAVA
NAVA no define su inducción. En concreto, NAVA:
- No diseña el contenido de la inducción ni identifica los peligros de sus instalaciones
- No reemplaza la formación presencial o certificada que exija una tarea de alto riesgo
- No administra su SG-SST ni sustituye al responsable de seguridad y salud en el trabajo
- No presta asesoría jurídica ni técnica en SST
Lo que NAVA opera es la entrega de la inducción y su evidencia: el video, la evaluación, el certificado, la vigencia y el bloqueo del ingreso a quien no la aprobó.