Matriz de requisitos documentales de contratistas: qué pedir y cómo armarla

Qué es una matriz de requisitos documentales

Una empresa que trabaja con contratistas recibe en sus instalaciones personas, vehículos y equipos de terceros. Cada uno de ellos debe llegar con ciertos documentos al día. La matriz de requisitos documentales es el lugar donde la empresa deja escrito, de una vez, qué documento se le pide a cada uno y en qué condiciones.

La unidad de la matriz no es el contratista sino el elemento: lo que ingresa a la instalación. Un mismo contratista puede ingresar diez trabajadores, dos camionetas y un equipo de izaje, y cada uno necesita documentos distintos. Por eso cada requisito se define sobre tres ejes.

• Tipo de elemento Persona, vehículo o maquinaria, herramienta y equipo. Determina qué clase de documento tiene sentido pedir.
• Tipo de actividad Lo que el elemento va a hacer: una actividad general que aplica a todos los terceros y actividades específicas, como trabajo en alturas.
• Perfil del elemento Una clasificación más fina dentro de la actividad, por ejemplo el cargo de la persona o la clase de equipo.

Sobre esos tres ejes, cada requisito responde además cuatro preguntas: cuánto dura el documento, quién lo revisa y lo aprueba, con qué criterios se revisa y qué pasa si falta. Una matriz que solo tiene la lista de documentos, sin esas respuestas, todavía no sirve para operar.

Por qué una sola lista para todos los contratistas no funciona

La forma más común de empezar es una lista única: todos los contratistas entregan los mismos documentos. Esa lista falla en las dos direcciones. Le pide de más al proveedor que entra una hora a hacer una entrega, que termina cargando certificados que no aplican a su labor. Y le pide de menos a quien ejecuta una tarea de alto riesgo, porque los documentos propios de esa tarea no caben en una lista pensada para todos.

Hay también una razón normativa. El Decreto 1072 de 2015, en su artículo 2.2.4.6.28, exige al empleador adoptar disposiciones que garanticen que proveedores, contratistas y subcontratistas cumplan las normas de seguridad y salud en el trabajo durante las actividades del contrato. Entre los aspectos mínimos están verificar, antes del inicio del trabajo y periódicamente, la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, e informar los peligros y riesgos de la zona de trabajo, incluidas las tareas de alto riesgo.

Las columnas que debe tener una matriz de requisitos documentales

Cada fila de la matriz es un requisito. Estas son las columnas que permiten operarlo sin tener que interpretar nada en el momento de la revisión.

La columna de restrictivo tiene tres variantes. Un documento restrictivo de ingreso impide que una persona o un vehículo entre si está vencido o rechazado. Uno restrictivo de uso impide operar una máquina o un equipo. Uno restrictivo de contrato afecta a la empresa contratista en su conjunto.

Las columnas de vigencia y aviso previo alimentan el control de vencimientos, que tiene su propio método: está desarrollado en cómo controlar los vencimientos de documentos de contratistas.

Qué documentos pedir según el tipo de elemento y la actividad

Parte de la matriz sale de normas que ya exigen documentos concretos. Estos son algunos ejemplos con su respaldo normativo; la lista completa depende de su actividad, de su sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo y de sus contratos.

Personas

La afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales es el requisito que el Decreto 1072 de 2015 pide verificar antes de iniciar el trabajo y de forma periódica. Suele ir en la actividad general, porque aplica a todos. Cómo verificar los aportes a seguridad social es un tema aparte, explicado en la verificación de seguridad social de contratistas.

Para la actividad de trabajo en alturas, la Resolución 4272 de 2021 del Ministerio del Trabajo exige que los trabajadores expuestos a ese riesgo tengan su certificado de capacitación y entrenamiento para trabajo en alturas, o la certificación de su competencia laboral.

Algunas empresas piden también el soporte de la evaluación médica ocupacional para ciertos perfiles. Esas evaluaciones las regula hoy la Resolución 1843 de 2025 del Ministerio del Trabajo, que derogó la Resolución 2346 de 2007. Qué información médica se solicita y cómo se trata lo define su área de seguridad y salud en el trabajo.

Vehículos

La Ley 769 de 2002, Código Nacional de Tránsito, exige en su artículo 42 que todo vehículo que transite por el territorio nacional esté amparado por el seguro obligatorio vigente, el SOAT. Su artículo 51, modificado por el Decreto 19 de 2012, obliga a los vehículos automotores a someterse a la revisión técnico-mecánica y de emisiones contaminantes. Ambos tienen fecha de vencimiento.

Maquinaria y equipos

Para maquinaria, herramientas y equipos, los requisitos suelen venir del sistema de gestión de la empresa y de los contratos: soportes de mantenimiento o certificaciones del equipo. Aquí el documento restrictivo es de uso, no de ingreso.

Cómo armar la matriz de requisitos documentales

La matriz se arma una vez y se mantiene. El orden importa, porque cada paso depende del anterior.

1. Inventariar lo que ingresa Qué tipos de personas, vehículos y equipos de terceros entran a la operación.
2. Definir actividades y perfiles Una actividad general para todos los terceros y las actividades específicas de mayor riesgo, con sus perfiles.
3. Levantar los requisitos con su respaldo Para cada actividad, qué documento se exige y por qué: una norma, el sistema de gestión SST, el contrato o una exigencia del cliente. Esta parte la valida el área SST o jurídica.
4. Fijar vigencias y plazos Frecuencia de vencimiento, días de aviso previo y días límite de carga inicial de cada requisito.
5. Asignar aprobador y criterios Quién revisa cada documento y qué debe comprobar, por escrito, para aprobarlo o rechazarlo.
6. Marcar los restrictivos Qué documentos bloquean el ingreso, el uso o el contrato, y cuáles solo se registran.
7. Definir la retención Cuánto se conserva cada archivo, para poder mostrar después qué se revisó y cuándo.

La misma matriz sirve para requisitos que no son de seguridad y salud en el trabajo. Una empresa obligada al SAGRILAFT puede incluir los documentos de la debida diligencia de sus contrapartes con la misma lógica: qué se pide, a quién, con qué vigencia y quién lo aprueba.

Errores comunes al armar una matriz de requisitos

• Definir los requisitos por sede. Los requisitos los determinan el tipo de elemento, el tipo de actividad y el perfil. El centro de trabajo sirve para categorizar y filtrar informes, pero no dispara ningún requisito: el mismo trabajador en alturas necesita el mismo certificado en cualquier planta.
• Pedir todo a todos, con una lista única que recarga a los terceros de bajo riesgo.
• Copiar vigencias de otra empresa. Cada vigencia debe salir de la norma, del documento o de una decisión interna escrita.
• Revisar sin criterios. Si el revisor solo comprueba que el archivo abre, el documento está cargado pero no verificado.
• Citar normas derogadas. Una matriz que todavía remite a la Resolución 2346 de 2007 para las evaluaciones médicas ocupacionales debe actualizarse a la Resolución 1843 de 2025.
• Marcar todo como restrictivo, o nada. Si todo bloquea, la operación recurre a excepciones; si nada bloquea, la matriz no controla.

La inducción de los contratistas puede funcionar como un requisito más, restrictivo de ingreso. Su diseño se explica en la inducción virtual de contratistas.

La matriz de requisitos se puede operar en un sistema

Escrita en una hoja de cálculo, la matriz dice qué pedir. Operarla es otra cosa: pedirle cada documento al tercero, recibirlo, revisarlo contra los criterios, calcular cuándo vence y bloquear al elemento cuando un restrictivo falla. Con cientos de elementos, esa operación es la que se atrasa.

En NAVA 360 su empresa carga la matriz y parametriza cada requisito con las columnas descritas arriba. El tercero crea sus elementos, carga cada documento con su fecha de expedición y el sistema calcula el vencimiento. El revisor aprueba, rechaza o deja pendiente con los criterios a la vista, y cada decisión queda registrada con responsable y fecha.