Contratistas · Seguridad social
Seguridad social de contratistas: qué debe verificar el contratante
La seguridad social de contratistas es la afiliación y el pago de aportes a salud, pensión y riesgos laborales (ARL) de quienes prestan servicios a una empresa sin contrato de trabajo y de los trabajadores de las empresas contratistas. La empresa contratante debe verificarla: el artículo 108 del Estatuto Tributario condiciona la deducción de los pagos a independientes a esa verificación, y el Decreto 1072 de 2015 le exige verificar la afiliación a riesgos laborales antes del inicio del trabajo y periódicamente.
Esta página explica el marco general. No sustituye la lectura del texto normativo vigente ni la asesoría laboral o tributaria de un profesional.
Qué es la seguridad social de un contratista y por qué la verifica el contratante
La seguridad social tiene tres componentes: salud, pensión y riesgos laborales. Si la persona es empleada de la empresa, la empresa la afilia y paga. Si llega por un contrato de prestación de servicios, o como trabajador de otra empresa, la afiliación y el pago quedan en otras manos, y a la empresa contratante le toca verificar que existan.
- EPS: entidad promotora de salud La entidad a la que se afilia la persona para la cobertura en salud
- Administradora de pensiones La entidad que recibe los aportes para la pensión de la persona
- ARL: administradora de riesgos laborales La entidad que cubre los accidentes de trabajo y las enfermedades laborales
- PILA: Planilla Integrada de Liquidación de Aportes El medio por el que se liquidan y se pagan los aportes a la seguridad social
La verificación cambia según quién entra: una persona natural que cotiza como independiente, o una empresa contratista que responde por sus trabajadores como empleadora.
| Persona natural por prestación de servicios | Empresa contratista con trabajadores | |
|---|---|---|
| Quién paga salud y pensión | El propio contratista, como trabajador independiente, a través de la PILA | La empresa contratista, como empleadora de sus trabajadores |
| Quién afilia a la ARL | La empresa contratante, cuando el contrato es escrito y dura más de un mes | La empresa contratista, como empleadora |
| Qué verifica el contratante | La afiliación a la ARL y el pago de los aportes del período | La afiliación a la ARL de cada trabajador que ingresa, antes del inicio y periódicamente |
| Norma de referencia | Ley 1562 de 2012, Decreto 1072 de 2015 y artículo 108 del Estatuto Tributario | Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.4.6.28, y artículo 34 del Código Sustantivo del Trabajo |
La seguridad social es una pieza del expediente de cada contratista. Los demás documentos que se le exigen según la actividad se organizan en la matriz de requisitos documentales.
Contratista persona natural: afiliación y aportes del independiente
La Ley 1562 de 2012 incluyó entre los afiliados obligatorios al Sistema General de Riesgos Laborales a las personas vinculadas por un contrato formal de prestación de servicios con duración superior a un mes. El Decreto 1072 de 2015 precisa que contrato formal es el que consta por escrito.
Para esos contratistas, la afiliación a la ARL corre por cuenta del contratante y debe hacerse como mínimo un día antes del inicio de la labor, porque la cobertura empieza el día calendario siguiente. Si el contratante no afilia, responde por las prestaciones económicas y asistenciales a que haya lugar. La cotización a la ARL la paga el contratista cuando la afiliación es por riesgo I, II o III, y el contratante cuando es por riesgo IV o V.
En salud y pensión, el contratista cotiza como trabajador independiente. Según el Decreto 780 de 2016, modificado por el Decreto 1273 de 2018, paga por períodos mensuales, mes vencido, a través de la PILA. Cada período genera una planilla nueva, que es el soporte que presenta.
El Decreto 1072 de 2015 obliga además al contratante a incluir a estos contratistas en su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y a verificar en cualquier momento que cumplen los requisitos de seguridad y salud de la actividad contratada.
Por qué la verificación también es un asunto tributario
El parágrafo 2 del artículo 108 del Estatuto Tributario, adicionado por la Ley 1393 de 2010, dispone que, para que proceda la deducción por pagos a trabajadores independientes, el contratante debe verificar la afiliación y el pago de las cotizaciones y aportes a la protección social que le corresponden al contratista según la ley, de acuerdo con el reglamento del Gobierno Nacional.
La verificación, entonces, no es solo una práctica de seguridad y salud en el trabajo: de ella depende que el pago al contratista sea deducible en la declaración de renta. Por eso interesa a tres áreas: compras o el administrador del contrato, que pide el soporte; seguridad y salud en el trabajo, que lo necesita antes del ingreso; y contabilidad, para el cierre.
Qué soporte basta y cómo debe corresponder el aporte con el valor del contrato lo desarrollan el reglamento y la doctrina tributaria, que cambian. Esa lectura le corresponde al área contable o tributaria.
Empresa contratista: los trabajadores que entran a su operación
Cuando el contratista es una empresa, ella afilia a sus trabajadores y paga sus aportes. El contratante no paga esa seguridad social, pero sí la verifica. El artículo 2.2.4.6.28 del Decreto 1072 de 2015 obliga al empleador a garantizar que proveedores, contratistas y sus trabajadores o subcontratistas cumplan las normas de seguridad y salud en el trabajo de su empresa. Como mínimo debe:
- Incluir la seguridad y salud en el trabajo en la evaluación y selección de proveedores y contratistas.
- Verificar antes del inicio del trabajo y periódicamente el cumplimiento de la obligación de afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, considerando la rotación del personal de proveedores, contratistas y subcontratistas.
- Informarles, antes del inicio del contrato, los peligros y riesgos de su zona de trabajo y cómo controlarlos.
- Verificar periódicamente, durante el contrato, que cumplen la normativa de seguridad y salud en el trabajo.
La mención a la rotación del personal es la que más pesa: un contratista que cambia de cuadrilla cambia de personas por verificar. Informar los peligros antes del inicio suele resolverse con una inducción a contratistas.
La responsabilidad solidaria
El artículo 34 del Código Sustantivo del Trabajo, en el texto que le dio la Ley 2466 de 2025, establece que quien contrata o subcontrata obras o servicios es solidariamente responsable con el contratista por los salarios, prestaciones e indemnizaciones de los trabajadores de este, salvo que se trate de labores extrañas a las actividades normales de su empresa. La norma le permite pactar garantías con el contratista y repetir contra él lo pagado.
Verificar no elimina esa responsabilidad. Permite detectar a tiempo que un contratista no está cumpliendo con su personal.
Qué soporte pedir y con qué frecuencia renovarlo
Cada soporte prueba una cosa distinta:
Planilla PILA pagada
Prueba el pago de los aportes de un período de cotización. Debe corresponder al período e incluir a la persona.
Certificado de afiliación a la ARL
Prueba que la persona está afiliada a riesgos laborales, con qué administradora y con qué clase de riesgo.
Planilla de la empresa contratista
Si el contratista es una empresa, su planilla debe incluir a los trabajadores que ingresan.
La planilla corresponde a un período de cotización, así que se renueva cada período mientras dure el contrato. La afiliación a la ARL se verifica antes del inicio y periódicamente, en especial cada vez que entra una persona nueva.
- Antes del inicio Afiliación a la ARL vigente de cada persona que va a ingresar
- Cada período Planilla pagada del período, con la persona incluida
- Al revisar Que coincidan la persona, el período, la ARL y la clase de riesgo de la actividad
- Después Conservar el soporte y el registro de quién lo aprobó o rechazó, y cuándo
El control de vencimientos de todos los documentos del contratista se trata aparte, en vencimientos de documentos de contratistas.
Qué pasa si la empresa no verifica
Las consecuencias dependen del caso. Las normas citadas señalan estas:
| Lo que falta | Consecuencia | Norma |
|---|---|---|
| Afiliación a la ARL del contratista persona natural | El contratante responde por las prestaciones económicas y asistenciales a que haya lugar | Decreto 1072 de 2015, art. 2.2.4.2.2.5 |
| Verificación de los aportes del independiente | La deducción del pago al contratista puede no proceder | Estatuto Tributario, art. 108, parágrafo 2 |
| Verificación de la afiliación de los trabajadores del contratista | Incumplimiento de las obligaciones de seguridad y salud en el trabajo del contratante | Decreto 1072 de 2015, art. 2.2.4.6.28 |
| Cumplimiento del contratista con su personal | Responsabilidad solidaria por salarios, prestaciones e indemnizaciones, salvo labores extrañas a la actividad normal | Código Sustantivo del Trabajo, art. 34 |
A eso se suma un riesgo operativo: una persona sin afiliación vigente que sufre un accidente en las instalaciones. Por eso tiene sentido tratar estos soportes como condición para el ingreso, no solo para el pago.
La revisión de los soportes se puede operar en un sistema
Una parte de lo que la norma pide es operación documental: pedir el soporte, revisarlo, saber cuándo deja de servir y no dejar entrar a quien no lo tiene al día. En NAVA 360, la empresa define en su matriz de requisitos documentales qué soporte exige a cada tipo de elemento y actividad, con qué frecuencia de vencimiento, quién lo aprueba y con qué criterios de revisión.
El contratista registra a cada persona con su EPS, su fondo de pensiones, su ARL y su clase de riesgo, y carga los soportes en PDF con la fecha de expedición; el sistema calcula el vencimiento. Su equipo, o el back office de NAVA en el plan Plus, aprueba o rechaza cada documento con los criterios a la vista, y cada decisión queda con responsable y fecha.
Si el soporte se marca como restrictivo de ingreso y está vencido o rechazado, la persona no queda apta para ingreso y el control de acceso no permite la entrada. Cuando hace falta una excepción, el ingreso forzado exige registrar una justificación y queda trazado.
Qué no hace NAVA
NAVA no reemplaza la gestión de la seguridad social ni la asesoría de la empresa. En concreto, NAVA:
- No liquida ni paga aportes a salud, pensión o riesgos laborales
- No afilia a contratistas ni a trabajadores a una EPS, una administradora de pensiones o una ARL
- No consulta a los operadores de PILA ni a las ARL: revisa el documento que carga el contratista
- No calcula el ingreso base de cotización ni determina la clase de riesgo de una actividad
- No presta asesoría laboral ni tributaria
Lo que NAVA opera es la solicitud, la revisión y la vigencia de los soportes, con la evidencia de cada decisión. Qué se exige y cuándo un soporte es suficiente lo decide la empresa.