Vencimientos de pólizas, ARL y exámenes médicos de contratistas: cómo controlarlos

Qué documentos de un contratista vencen y por qué

Un contratista no entrega una carpeta que se archiva para siempre. Entrega soportes que acreditan una condición en un momento dado: que está al día con sus aportes, que un médico evaluó su aptitud, que su vehículo tiene seguro, que el contrato está garantizado. Esa condición cambia, y por eso cada soporte tiene una vigencia: el período en que la empresa contratante lo acepta como válido.

La forma más útil de ordenarlos es por el tipo de elemento al que pertenecen, porque de eso depende el efecto del vencimiento. No es lo mismo una persona que no puede ingresar que un equipo que no se puede usar.

Qué documentos se exigen a cada elemento no se decide en el control de vencimientos: es el trabajo de la matriz de requisitos documentales, que los define según el tipo de elemento, el tipo de actividad y el perfil. Algunas empresas también le asignan vigencia a la inducción, que se trata en la guía de inducción virtual de contratistas. Este artículo trata de lo que pasa después: sostener esos documentos vigentes.

Documentos de la persona: aportes, evaluaciones médicas y alturas

Aportes a seguridad social y ARL

Los aportes a seguridad social se pagan por períodos. El soporte de un período no acredita el siguiente, así que es el documento que más veces se vuelve a pedir durante un contrato. Qué se verifica y cómo se lee el soporte está en la guía de seguridad social de contratistas.

Evaluaciones médicas ocupacionales

Las regula la Resolución 1843 de 2025 del Ministerio del Trabajo, que derogó la Resolución 2346 de 2007. Su artículo 15 no fija un plazo único para todos los trabajadores: dispone que cada empresa, en el marco de su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), defina la periodicidad de las evaluaciones, justificada técnicamente según la exposición a los factores de riesgo y dentro del límite que el mismo artículo establece.

El mismo artículo agrega dos precisiones. Los certificados de aptitud específicos, como el de trabajo en alturas, tienen la vigencia que fija su propia regulación. Y la vigencia de las evaluaciones de los contratistas se rige por el artículo 2.2.4.2.2.18 del Decreto 1072 de 2015. La fecha de vencimiento depende de quién es la persona y a qué riesgo está expuesta.

Trabajo en alturas

La Resolución 4272 de 2021 del Ministerio del Trabajo fija los requisitos mínimos de seguridad para el trabajo en alturas. Exige que los trabajadores que laboran en ese riesgo tengan su certificado y que los trabajadores autorizados sean reentrenados por el empleador o contratante. La resolución aclara que la vigencia del certificado no exime de los reentrenamientos, y su artículo 27 define en qué situaciones se hacen. Para el control, eso significa vigilar dos fechas: la del certificado y la del último reentrenamiento.

Documentos de vehículos, equipos y contrato

SOAT y revisión técnico-mecánica

El artículo 42 de la Ley 769 de 2002, Código Nacional de Tránsito Terrestre, dispone que todo vehículo que transite en el territorio nacional debe estar amparado por un seguro obligatorio vigente: el Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT).Los artículos 51 y 52 de la misma ley, modificados por la Ley 1383 de 2010 y el Decreto 019 de 2012, regulan la revisión técnico-mecánica y de emisiones contaminantes, con una periodicidad que depende del tipo de servicio y de la fecha de matrícula. Un control de vehículos no puede usar una sola vigencia para todos.

Maquinaria y equipo

Para los equipos no hay una lista única de documentos. Cada empresa define qué soportes exige para autorizar su uso y con qué vigencia. Lo que cambia frente a la persona es el efecto: un soporte vencido no impide que alguien entre, impide que el equipo se use.

Pólizas del contrato

Las pólizas o garantías de un contrato tienen la vigencia que fija ese contrato: qué amparos se exigen y por cuánto tiempo. No hay una regla general, y la vigencia se registra contra el contrato, no contra una persona.

Por qué el control manual se queda corto

Muchas empresas controlan vencimientos con una hoja de cálculo, los correos del contratista y una carpeta compartida. Funciona con pocos terceros. Con decenas de contratistas, cada uno con personas, vehículos y equipos, aparecen fallas previsibles:

• La fecha de vencimiento se digita a mano, y un error no se detecta hasta que el documento ya venció.
• Nadie recibe un aviso: la hoja muestra la fecha, pero alguien tiene que acordarse de revisarla.
• El documento nuevo llega por correo y no siempre se archiva ni se actualiza la fecha en la hoja.
• Portería no consulta la hoja, así que la persona o el vehículo puede entrar con un documento vencido.
• Cuando una auditoría pregunta quién revisó un documento y cuándo, la respuesta depende de buscar en correos.

El problema no es la herramienta. Es que el control depende de que una persona recuerde hacerlo. Un vencimiento que no dispara nada por sí solo se descubre tarde: en portería, en una auditoría o después de un incidente.

Cómo se controla bien un vencimiento

Un control de vencimientos que funciona tiene seis piezas, y ninguna depende de la memoria de alguien.

• Vigencia desde la expedición La fecha de vencimiento se calcula con la fecha de expedición del documento y la frecuencia definida para ese tipo de documento. No se digita.
• Aviso previo Cada tipo de documento tiene sus días de anticipación para avisar, ajustados al tiempo que el tercero tarda en renovarlo.
• Estado «próximo a vencer» Entre el aviso y el vencimiento, el documento queda en un estado visible que permite filtrar y priorizar.
• Re-solicitud al tercero El contratista sabe qué documento debe reemplazar y lo carga antes de que venza.
• Efecto definido Se decide de antemano qué pasa al vencer: la persona no ingresa, el equipo no se usa o se afecta el contrato.
• Evidencia Cada documento, su revisión, su aprobación o rechazo y su reemplazo quedan registrados con responsable y fecha.

La tabla es un ejemplo. La norma dice qué documento debe estar vigente; la empresa decide si su vencimiento bloquea el ingreso, el uso o el contrato, o si solo genera una alerta.

Cómo montar el control de vencimientos paso a paso

1. Listar los documentos que vencen Partir de la matriz de requisitos documentales y marcar cuáles tienen vigencia y cuáles se piden una sola vez.
2. Anotar qué define cada vigencia Para cada documento, la norma aplicable, el SG-SST de la empresa o el contrato. Si no está clara, se consulta antes de fijarla.
3. Definir los días de aviso Estimar cuánto tarda un tercero en renovar cada documento y fijar el aviso con ese margen.
4. Decidir el efecto del vencimiento Por documento: si bloquea el ingreso de la persona o del vehículo, el uso del equipo o el contrato.
5. Asignar quién revisa el reemplazo Definir quién aprueba el documento nuevo y con qué criterios.
6. Llevar el estado a portería El estado del documento tiene que estar disponible donde se autoriza el ingreso, no solo en la oficina.
7. Conservar la evidencia Guardar el historial de cada documento: cuándo llegó, quién lo revisó y qué decidió.

Con ese orden, el control responde en portería una sola pregunta: si el elemento está apto para ingreso hoy.

El control de vencimientos se puede operar en un sistema

Lo que un sistema cambia es que el cálculo, el aviso y el bloqueo dejan de depender de que alguien se acuerde.

En NAVA 360, su empresa configura en la matriz de requisitos documentales la frecuencia de vencimiento y los días de aviso previo de cada documento, y si es restrictivo de ingreso, de uso o de contrato. El contratista carga el documento con su fecha de expedición y el sistema calcula el vencimiento. Su equipo filtra lo vigente, lo vencido y lo próximo a vencer, y en portería la consulta por identificación, placa o serial muestra si el elemento está apto para ingreso. Si un documento restrictivo de ingreso está vencido o rechazado, no se permite el acceso.